Взаимодействие с АИС «Ведомственный архив»

Интеграционное программное обеспечение «Электронное ДЕЛО-АИС Ведомственный архив» (ИПО_АИС) разработано с учетом требований законодательства Республики Беларусь в сфере архивного хранения и предназначено для подготовки дел с электронными документами и документами в электронном виде и передачи электронных документов в АИС «Ведомственный архив» НЦЭУ.

Особенности ИПО_АИС:

– клиент-серверное десктопное приложение для использования на рабочих местах пользователей в организациях, эксплуатирующих в качестве ведомственной системы электронного документооборота СЭД «Электронное ДЕЛО» (версия 19.6 и выше) и подключившихся к услугам АИС «Ведомственный архив», предоставляемых НЦЭУ;
– взаимодействие с СЭД «Электронное ДЕЛО» реализовано с использованием API-интерфейса, обеспечивающего доступ и изменение данных, хранящихся в базе данных СЭД;
– взаимодействие с АИС «Ведомственный архив» реализовано с помощью web-сервиса (SOAP/WSDL), обеспечивающего передачу информационных пакетов в АИС «Ведомственный архив» и получение пакетов-ответов со стороны АИС «Ведомственный архив»;
– разработано согласно требованиям Формата обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» (версия 2.1 от 13.07.2020, далее – Формат), прошло успешно тестирование в тестовом контуре АИС «Ведомственный архив» на соответствие функционала системы Формату (Заключение от 21 октября 2021 г. №10);
– многопользовательское приложение, количество пользователей определяется типом приобретенного лицензионного пакета;
– имеет простую реализацию развертывания и внедрения, удобный интерфейс.

ИПО_АИС позволяет:

– выбрать подготовленные к передаче в АИС «Ведомственный архив» электронные дела из СЭД «Электронное ДЕЛО» и сформировать для них внутренние описи с расчетом контрольных характеристик для каждого документа, включенного в дело;
– для структурных подразделений организации создать приемо-сдаточные описи (далее – ПСО) и включить в них дела с ранее сформированными внутренними описями;
– сформировать для дел и ПСО xml-документы, необходимые для последующей передачи в АИС «Ведомственный архив»;
– выполнить регистрацию ведомственной системы электронного документооборота организации в АИС «Ведомственный архив»;
– выполнить передачу в АИС «Ведомственный архив» электронных документов, а также сведений о ПСО, делах и внутренних описях в виде пакетов, предусмотренных Форматом;
– передать в АИС «Ведомственный архив» признак полного завершения отправки всех пакетов с документами и внутренними описями для ПСО;
– запросить статус ПСО, ранее переданной в АИС «Ведомственный архив»;
– проводить мониторинг передачи пакетов в АИС «Ведомственный архив»;
– вести справочники видов, классов и языков документов;
– вести учетные записи пользователей и управлять их правами.

Подробнее с информацией об ИПО_АИС можно ознакомиться в Описании интеграционного программного обеспечения «Электронное ДЕЛО – АИС Ведомственный архив» (скачать).

Перед принятием решения об автоматизации архивного хранения электронных документов организации необходимо определить перечень дел, подлежащих передаче в ведомственный архив электронных документов.

Работы по подключению организации к АИС «Ведомственный архив» НЦЭУ и приобретению имущественного права на ИПО_АИС в ООО «Электронное ДЕЛО» можно выполнять параллельно.

1. Получите, если необходимо, ключи электронной цифровой подписи (далее ЭЦП) в Республиканском удостоверяющем центре (далее – РУЦ) для всех должностных лиц, имеющих право подписи документов (https://nces.by/wp-content/uploads/poryadok_ais_vedomstvennyj_arhiv_s_izmeneniyami_maj_2024.pdf, пункт 2.1.).

2. Направьте в НЦЭУ заявку установленного образца и заключите договор с НЦЭУ на оказание услуг АИС «Ведомственный архив» (https://nces.by/service/e-archive/).

ВАЖНО!

На этапе подключения к АИС «Ведомственный архив» организации, эксплуатирующие СЭД «Электронное ДЕЛО», независимо от используемой в организации версии СЭД в п.2 Заявки на подключение ВСЭД к АИС «Ведомственный архив» (https://nces.by/service/e-archive/), в строке «Информационной системы/системы электронного документооборота, интегрированной с АИС «Ведомственный архив»:» указывают:

– Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО» с использованием интеграционного программного обеспечения «Электронное ДЕЛО – АИС Ведомственный архив», v 1.0, разработчик ООО «Электронное ДЕЛО».

3. Получите в НЦЭУ реквизиты доступа к АИС «Ведомственный архив», выполните настройку контура организации в соответствии с инструкциями НЦЭУ.

4. Убедитесь, что СЭД «Электронное ДЕЛО», эксплуатируемая в организации, имеет версию 19.6 и выше. Если эксплуатируемая в организации СЭД «Электронное ДЕЛО» имеет версию ниже 19.6, то необходимо выполнить обновление СЭД до версии, актуальной к распространению на текущий момент времени.

5. Приобретите в ООО «Электронное ДЕЛО» имущественное право на использование ИПО_АИС.

6. Согласно приобретенному количеству клиентских лицензий ИПО_АИС составьте список пользователей, среди которых определите системного технолога и пользователя, отвечающего за обеспечение взаимодействия с АИС «Ведомственный архив».

7. Для создания базы данных ИПО_АИС определите оборудование (сервер или пользовательский ПК), на котором требуется наличие (или установка) экземпляра MS SQL Server. В случае эксплуатации СЭД «Электронное ДЕЛО» под СУБД MS SQL Server создать базу данных для ИПО_АИС можно на том же экземпляре MS SQL Server, на котором развернута база данных СЭД.

Пользовательские ПК и оборудование, выбранное для создания базы данных ИПО_АИС, а также предустановленное на них программное обеспечение должны удовлетворять требованиям п.2 Руководства администратора (файл «02.Руководство администратора_ИПО_АИС.pdf» из комплекта документации к ИПО_АИС).

8. Обеспечьте доступ к веб-сервису АИС «Ведомственный архив» с использованием интернет- или vpn-соединения на рабочем месте пользователя с правом «Обеспечение взаимодействия с АИС Ведомственный архив».

9. Выполните установку ИПО_АИС: создайте базу данных ИПО_АИС и проинсталлируйте клиентское ПО на пользовательские ПК.

10. Выполните настройку СЭД «Электронное ДЕЛО», необходимую для взаимодействия с ИПО_АИС. Загрузите справочники видов, классов и языков документов в ИПО_АИС и в СЭД «Электронное ДЕЛО».

11. В ИПО_АИС создайте учетные записи пользователей и назначьте им требуемые права. Для каждого пользователя выполните настройку клиентского ПО на его ПК.

12. С использованием функционала ИПО_АИС выполните регистрацию СЭД в АИС «Ведомственный архив». После успешной регистрации СЭД в АИС «Ведомственный архив» ИПО_АИС готово для эксплуатации в организации для подготовки и передачи электронных дел в АИС «Ведомственный архив».

Для приобретения имущественного права на использование ИПО_АИС организациям, эксплуатирующим СЭД «Электронное ДЕЛО», необходимо заключить лицензионный договор с компанией «Электронное ДЕЛО». Имущественное право на использование ИПО_АИС передается после оплаты вознаграждения за переданное имущественное право. Срок использования ИПО_АИС – двенадцать календарных месяцев с даты подписания акта приема-передачи прав.

На весь период действия предоставленного имущественного права обеспечивается гарантийная поддержка ИПО_АИС, включая:

– устранение неисправностей работы ИПО_АИС, если эти неисправности не вызваны нарушением эксплуатационной документации ИПО_АИС и не связаны с работоспособностью внешних систем;

– принятие рекламаций по конкретным ошибкам, обнаруженным во время эксплуатации ИПО_АИС;

– консультации пользователей по вопросам, касающихся:
* требований к оборудованию для обеспечения нормального функционирование ИПО_АИС; * требований к системному программному обеспечению (операционным системам, СУБД и др.); * порядка инсталляции (установки) ИПО_АИС; * функциональных возможностей ИПО_АИС.

ООО «Электронное ДЕЛО» на платной основе оказывает следующие услуги, связанные с использованием ИПО_АИС:

– услуги по установке и настройке ИПО_АИС на этапе подключения организации к АИС «Ведомственный архив»;
– услуги по обучению пользователей по работе с ИПО_АИС;
– услуги по сопровождению ИПО_АИС;
– услуги по обновлению версии используемого в организации ИПО_АИС.

Услуги по установке и настройке ИПО_АИС на этапе подключения организации к АИС «Ведомственный архив» могут включать в себя:

– необходимую настройку прав пользователей и справочной информации СЭД «Электронное ДЕЛО»;
– установку и настройку ИПО_АИС на рабочем месте пользователя;
– проведение тестирования по обмену информационными пакетами между организацией и АИС «Ведомственный архив»;
– проведение обучения пользователей по работе с ИПО_АИС.

Услуги по обновлению версии используемого в организации ИПО_АИС могут включать в себя:

– настройку прав пользователей и справочной информации СЭД «Электронное ДЕЛО», необходимых для работы обновляемой версии ИПО_АИС;
– обновление и настройку ИПО_АИС на рабочем месте пользователя;
– обучение пользователей правилам работы с обновленной версией ИПО_АИС.

Услуги по сопровождению ИПО_АИС могут включать в себя:

– необходимую настройку прав пользователей и справочной информации СЭД «Электронное ДЕЛО», включая синхронизацию справочников языков, видов и классов документов СЭД и НЦЭУ;
– восстановление работоспособности ИПО_АИС при его переносе на другой персональный компьютер;
– сбор и анализ предложений по усовершенствованию функционала ИПО_АИС.

При наличии у организации договора с ООО «Электронное ДЕЛО» на сопровождение СЭД «Электронное ДЕЛО» услуги по сопровождению и обновлению версии ИПО_АИС могут оказываться в рамках данного договора.
Консультации по вопросу заключения договорных отношений на приобретение имущественных прав на интеграционное ПО «Электронное ДЕЛО-АИС Ведомственный архив», а также на услуги, связанные с использованием ИПО_АИС, можно получить по телефонам 8-017-396-68-89, 8-029-388-10-00.
Время работы ООО «Электронное ДЕЛО»: с 9.00 до 17.30, исключая выходные и праздничные дни.

При использовании ИПО_АИС остаются актуальными требования по предварительной настройке ЭЦП в СЭД «Электронное ДЕЛО». В сервисах и прикладных системах, реализованных с использованием библиотеки ЗАО «Авест» под Java Cryptography Extension (например, АИС «Ведомственный архив» РУП «Национальный центр электронных услуг») корректный разбор ЭЦП выполняется только в том случае, если ЭЦП в СЭД «Электронное ДЕЛО» сформирована с учетом выполнения следующих требований:

1. используется система криптографического обеспечения «КАРМА» (далее – ПО КАРМА) версии не ниже 56.0.219;

2. для пользователя, работающего в СЭД с ЭЦП, инициализация объекта поддержки ЭП и шифрования выполнена с параметрами «FORCE_CERTINCLUDE=1;ADD_CARMA_SIGNED_ATTR="False";».

Порядок действий, для приведения СЭД «Электронное ДЕЛО» версии 19.6 и выше к указанным требованиям:

на пользовательском ПК и на сервере с ДЕЛО-web, в случае его эксплуатации, обновите ПО КАРМА до последней актуальной версии (скачать) в соответствии с инструкцией (скачать);

СЭД «Электронное ДЕЛО» в настройках пользователя, работающего с ЭЦП, согласно инструкции (скачать) введите строку инициализации.

ВАЖНО! Невыполнение указанных требований СЭД «Электронное ДЕЛО» приведет к тому, ч"о документ, подписанный ЭЦП в СЭД «Электронное ДЕЛО, вызовет ошибку при разборе ЭЦП в сервисах и прикладных системах адресатов, реализованных с использованием библиотеки ЗАО «Авест» под Java Cryptography Extension (например, в АИС «Ведомственный архив»).

ВНИМАНИЕ!

Работа ИПО_АИС обеспечивается только при наличии лицензионного ключа и сведений для привязки ИПО_АИС, которые необходимо получить в отделе технической поддержки ООО «Электронное ДЕЛО» (тел. 8-017- 396-68-91) после заключения договора на приобретение имущественного права на использование ИПО_АИС.

На рабочем месте с ИПО_АИС, на котором предполагается работа пользователя с правом «Обеспечение взаимодействия с АИС Ведомственный архив», должен быть обеспечен доступ к веб-сервису АИС «Ведомственный архив» с использованием интернет- или vpn-соединения.

Отправка информационных пакетов в ИПО_АИС возможна только после первичной настройки контура организации в АИС «Ведомственный архив» согласно инструкциям НЦЭУ и после успешной процедуры регистрации СЭД организации в архиве АИС «Ведомственный архив».

Перед установкой ИПО_АИС:

– По ссылкам, размещенным внизу раздела под заголовком «Ссылки для скачивания», из п.1 скачайте архивы с файлами для установки ИПО_АИС, из п.3. скачайте справочники, из п.4 – документацию к ИПО_АИС, разархивируйте архивы в отдельные каталоги.
– Ознакомьтесь с документацией к ИПО_АИС и обратите внимание на технические требования к установке ИПО_АИС в п.2 Руководства администратора (файл «02.Руководство администратора_ИПО_АИС.pdf» из комплекта документации к ИПО_АИС).
– Определите сервер (ПК) для создания базы данных ИПО_АИС (требуется MS SQL Server):

* в случае эксплуатации СЭД «Электронное ДЕЛО» под СУБД MS SQL Server создать базу данных для ИПО_АИС можно на том же экземпляре MS SQL Server, на котором развернута база данных СЭД;

* в случае эксплуатации СЭД «Электронное ДЕЛО» под СУБД Oracle выполните установку нового экземпляра MS SQL Server согласно п.9. Руководства администратора (перейти на сайт Microsoft для скачивания Microsoft SQL Server 2012 Express Service Pack 3 (SP3)).

Первая установка ИПО_АИС:

– Выполните действия согласно п.3 Руководства администратора (файл «02.Руководство администратора_ИПО_АИС.pdf» из комплекта документации к ИПО_АИС).
– Выполните настройку справочников, прав пользователей системы «Электронное ДЕЛО» и настройку ИПО_АИС в соответствии с Руководством технолога (файл «03.Руководство технолога_ИПО_АИС.pdf» из комплекта документации к ИПО_АИС).

ВАЖНО! В ИПО_АИС операция регистрации СЭД в АИС «Ведомственный архив» выполняется только после подключения организации к АИС «Ведомственный архив» и при условии предварительной первичной настройки контура организации в этой системе согласно инструкциям НЦЭУ.

Обновление ИПО_АИС

Обновление ИПО_АИС можно выполнить в автоматическом или ручном режиме.

В автоматическом режиме проверка наличия обновления, опубликованного на ftp-сервере ООО «Электронное ДЕЛО», выполняется при включенном в настройках ИПО_АИС на вкладке ИПО параметре Проверять наличие обновлений при запуске. Обновление до последней актуальной версии выполняется с помощью специального модуля обновления ИПО_АИС (файл IpoAis.Updater.App.exe в каталоге установки ИПО_АИС), подробнее см. п.5 Руководства администратора (файл «02.Руководство администратора_ИПО_АИС.pdf» из комплекта документации к ИПО_АИС).

ВАЖНО! Автоматическое обновление ИПО_АИС до последней актуальной версии можно выполнить только на рабочих местах пользователей, имеющих доступ к сети Internet.

В режиме ручного обновления на рабочем месте пользователя, эксплуатирующего ИПО_АИС, необходимо выполнить следующие действия:

1. Завершите работу ИПО_АИС.
2. Сделайте резервную копию каталога с установленным экземпляром ИПО_АИС.
3. Скопируйте содержимое архива, скачанного по ссылке из п.2 внизу раздела под заголовком «Ссылки для скачивания», в каталог установки экземпляра ИПО_АИС с заменой имеющихся файлов.
4. Повторите вышеуказанные действия на рабочих местах всех пользователей, работающих с ИПО_АИС и не имеющих доступа к сети Internet.

Загрузка (обновление) справочников ИПО_АИС:

– По ссылкам, размещенным внизу раздела под заголовком «Ссылки для скачивания», из п.3 скачайте архивы с актуальными версиями справочников ИПО_АИС для языков, видов и классов документов:

справочники в формате .xml для загрузки в ИПО_АИС;
справочники в формате .xlsx для загрузки в СЭД «Электронное ДЕЛО».

Разархивируйте файлы в отдельные каталоги.

Скопируйте с заменой файлы формата .xml в каталог установки ИПО_АИС в папку …\IPO_AIS\Dictionary\XML\ на рабочем месте пользователя с правами системного технолога ИПО_АИС. После замены справочников на актуальные версии системный технолог в ИПО_АИС сможет выполнить актуализацию значений справочников.

Файлы формата .xlsx, полученные при разархивировании архива, необходимо передать системному технологу СЭД «Электронное ДЕЛО» для импорта их значений в Рубрикатор СЭД «Электронное ДЕЛО».

Подробнее об операциях работы со справочниками см.п.2.5. Руководства технолога (файл «03.Руководство технолога_ИПО_АИС.pdf» из комплекта документации к ИПО_АИС).

Ссылки для скачивания ИПО_АИС

1. Файлы для первой установки ИПО_АИС (скачать - обновлено 13.02.2024).
2. Файлы для обновления ИПО_АИС (скачать - обновлено 13.02.2024).
3. Файлы справочников для загрузки (обновления) справочной информации:
* справочники в формате .xml для загрузки в ИПО_АИС (скачать - обновлено 07.07.2022);
* справочники в формате .xlsx для загрузки в СЭД «Электронное ДЕЛО» (скачать - обновлено 07.07.2022).
4. Руководства по работе с ИПО_АИС (скачать - обновлено 13.02.2024).