Пять тенденций развития рынка систем электронного документооборота в Республики Беларусь на 2012 год

Тенденция №1. Вырос спрос на системы электронного документооборота со стороны коммерческих организаций. Внедрение новых информационных технологий во все сферы деятельности человека повлияло на значительное увеличение количества документированной информации, на скорость ее доставки и обработки. На этапе становления рынка основным потребителем СЭД был госсектор, так как именно в госсекторе скорость получения и обработки документов является наиболее актуальной. В последнее время, в том числе и благодаря усилению конкуренции в разных отраслях деятельности, автоматизацией документооборота и бизнес-процессов стали интересоваться и коммерческие организации. Ведь зачастую именно СЭД позволяет наладить эффективное взаимодействие персонала, осуществлять контроль за его действиями, в том числе за действиями сотрудников удаленных подразделений. В целом наметился рост ценности интеллектуального труда, а в совокупности с быстрой окупаемостью инвестиций в СЭД, должен позитивно отразиться на спросе на данные системы.

Тенденция №2. Вырос спрос на услуги по внедрению, оказываемые квалифицированными специалистами-предметниками. В последнее время многие заказчики все больше стали осознавать важность квалификации команды специалистов, занимающихся внедрением систем электронного документооборота. До недавнего времени специалисты информационных технологий со стороны потребителей СЭД были уверены, что главное в СЭД ее функциональные возможности, а внедрить «хорошую» систему нет никаких проблем! Поставил и она работает! Такая позиция заказчиков, в основном, уходит в прошлое. Изменению ситуации способствовало повсеместное внедрение различных СЭД и полученный опыт введения этих систем в эксплуатацию. Неоднократно возникали ситуации, когда некачественно отпущенные услуги по внедрению создавали препятствия в дальнейшей эксплуатации системы. Нередко в таких ситуациях информация выходит за рамки отношений заказчик-исполнитель, а в случаях, связанных с системами межведомственного взаимодействия, реакция на результат такой работы может быть весьма неоднозначной. Современный менеджер уверен в том, что ключевую роль при выполнении любой задачи играет специалист, обладающий глубокими знаниями в определенной предметной области. Внедрение СЭД также требует специальных знаний в области документоведения в первую очередь. Внедрение системы IT-персоналом не всегда может гарантировать ее нормальную эксплуатацию в запланированном объеме. Системы электронного документооборота у заказчика должны проектировать документоведы (конечно же при поддержке IT-персонала), равно как врачи должны лечить людей, а педагоги учить детей. Осознание этой истины – ключ к реальному и эффективному развитию документооборота в любой организации.

Тенденция №3. Увеличение спроса на услуги по технической поддержке и сопровождению. Безусловно, активная эксплуатация любой системы электронного документооборота требует слаженной и грамотной работы всех ее пользователей, ведь документ – это кровь любого государственного органа и остановить этот процесс нельзя ни на минуту. Программу нужно холить и лелеять, о ней нужно ежедневно заботиться и тогда она будет безотказно работать десятилетиями. С другой стороны, внедрение СЭД в большинстве работающих с электронными документами организаций было осуществлено в последние пять лет. Именно поэтому на данный момент для многих Заказчиков актуальным является вопрос поддержания системы в работоспособном состоянии. Для этого необходимо обеспечивать постоянное копирование базы данных с целью ее сохранности, защиту против устаревания, путем обновления версий, проводить другие специальные мероприятия для достижения наибольшей эффективности работы системы. Спрос на услуги ООО «Электронное ДЕЛО» по сопровождению СЭД в последние годы носил устойчивый характер, а в 2011- 2012 годы наметились устойчивые тенденции на их увеличение.

Тенденция №4. Повышение спроса на «коробочные» продукты, отказ от заказных разработок в области СЭД. В настоящее время в государственных организациях внедрены и работают системы электронного документооборота, написанные под нужды конкретного Заказчика (такие продукты можно встретить и в коммерческих организациях). Долгая эксплуатация подобных разработок помогла ее Заказчикам осознать все недостатки: расходы на оказание реальной технической поддержки и создание новых версий, зависимость от конкретного разработчика оказываются несоизмеримо большими по сравнению с платой за обслуживание «коробочного» продукта. В связи с изложенным, можно предположить, что в ближайшее время все больше потребителей будут отдавать предпочтение «коробочным» системам для нужд электронного документооборота.

Тенденция №5. Масштабирование существующих СЭД. В большинстве функционирующих СЭД в электронный документооборот вовлечены далеко не все пользователи (это могут быть либо только сотрудники канцелярии, либо сотрудники центрального аппарата, либо сотрудники, курирующие определенное направление деятельности). В то же время практически все Заказчики подобных систем уже успели оценить преимущества электронного документооборота и осознают необходимость расширения сферы применения СЭД. Именно поэтому многие руководители таких организаций уже сейчас ставят задачу по масштабированию систем путем включения в них новых пользователей и новых видов документов.

Среди других направлений развития электронного документооборота в Республике Беларусь можно было бы выделить развитие систем межведомственного взаимодействия, которые в свою очередь, в значительной степени будут стимулировать внедрение и качественное развитие СЭД у конкретных пользователей.

Тенденции обозначены. Как будет обстоять ДЕЛО на самом деле - покажет время.

Заместитель директора ООО «Электронное ДЕЛО»
Кветень Алексей Генрихович