От бумажек к «облакам» - интервью директора ООО «Электронное ДЕЛО» Полещенко Валентины Яковлевны газете «Белорусы и рынок»

Оптимизировать процесс управления можно путем внедрения систем электронного документооборота (СЭД). Конференция «ДЕЛО 2012. Управление информацией», основным организатором которой выступала компания ООО «Электронное ДЕЛО», состоялась в Минске 27 сентября. О вопросах, которые обсуждали пользователи и разработчики СЭД на этой встрече, корреспонденту «Белорусы и рынок» рассказала директор компании Валентина Полещенко.

- Валентина Яковлевна, что, на ваш взгляд, сегодня важно для предприятий в сфере управления документооборотом?

- Важно прежде всего понимание того, что любой документооборот нужно организовать. И делать это должны специалисты. Технология обработки документов - область очень специфических знаний. Вроде бы ими владеют все, но применить их на практике так, чтобы это не превращалось в хаос, очень сложно. Мы, наша компания и я лично, - документоведы. Я знаю о документах все: как они создаются, как они движутся, как учитываются, как хранятся: И саму структуру документа: какую информацию он должен содержать, как должны выглядеть, например, приказ или протокол, служебное письмо и т. д. И всю нормативно-правовую базу:

Технология движения документов в организации зависит от правильности их обработки. Взять, к примеру, классическое построение движения проекта приказа. Когда возникает необходимость принятия приказа по основной деятельности, то кто-то инициирует его подготовку, кто-то создает и т. д. Если всего этого не понимать и не делать очень четко, то никакая автоматизированная система работать не будет. Систему сначала нужно правильно выстроить, а потом автоматизировать.

- Что касается автоматизации, как вы считаете, насколько она сегодня проникла в сферу управления в нашей стране?

- Это может казаться парадоксальным, но в Беларуси в сфере автоматизации именно управленческие процессы пока находятся на позиции аутсайдера. На наших предприятиях в той или иной степени автоматизированы производство, складской учет, бухгалтерия, но что касается управления, то тут продолжают господствовать бумажки.

И на крупных предприятиях, имеющих сложную структуру и большую численность персонала, на процесс разработки, согласования, визирования, доведения до исполнителей и обратно до руководителя того или иного документа уходит огромное количество сил и средств. Это и сама бумага, и заработная плата служащих, в чьи должностные обязанности входит работа с документами, и потеря эффективного рабочего времени тех сотрудников, для которых вынужденная беготня с бумажными документами является дополнительной нагрузкой. Поэтому задача автоматизации управления документооборотом сегодня стоит очень остро, и мы, к счастью, видим, что интерес у пользователей к ее решению становится более активным.

- Руководимая вами компания «Электронное ДЕЛО» уже 12 лет занимается автоматизацией в сфере документооборота. Что сегодня она предлагает пользователям и как строит с ними свои взаимоотношения?

- Разработкой программных продуктов мы не занимаемся, мы их внедряем. Наш партнер - разработчик СЭД - московская компания «Электронные офисные системы (Софт)», которая тоже принимала участие в работе конференции, предлагает много разных решений в сфере СЭД. Мы можем взять любое из них и заставить его работать в конкретной организации независимо от профиля ее деятельности. Мы имеем очень высокую квалификацию сотрудников по внедрению и сопровождению программных продуктов. Это - наша особенность, наше конкурентное преимущество.

Когда мы приходим на предприятие впервые, то изучаем ситуацию, узнаем, какой уровень автоматизации хочет получить заказчик, что именно ему нужно. Определяем поставленную задачу, находим ключевые фигуры, которые будут работать в СЭД. Дальнейшая разработка путей движения документов, внесение справочной информации происходит на нашей территории. Затем ставим систему на оборудование клиента, «заливаем» туда настроенную базу и начинаем обучение всех сотрудников предприятия, которые определены пользователями на стадии проектирования. Учим только мы по собственным методикам.

Далее мы обеспечиваем сопровождение. В течение первого года эксплуатации СЭД оно осуществляется бесплатно, поскольку входит в состав наших работ, а дальше - на договорной основе (заказчик может либо отказаться от техподдержки, либо ограничиться обновлением версий, либо заключить договор на сопровождение).

Системы постоянно поддерживаются производителем, адаптируются под новые операционные платформы, к ним добавляются новые функции. Не всегда системные администраторы предприятий - пользователей наших СЭД имеют достаточную квалификацию для обеспечения бесперебойной работы соответствующего ПО. Поэтому растет спрос на услуги по сопровождению. Если три года назад мы сопровождали 1.000 лицензий (рабочих мест), то в этом году их уже 2.500. В 2012 году около 70 организаций заключили с нами договор на сопровождение, придя к пониманию, что им выгоднее сопровождение отдать на аутсорсинг, чем обеспечивать его своими силами.

- Вы говорили о важности правильной организации документооборота. Какие категории сотрудников пользуются СЭД и как, собственно, осуществляется электронный документооборот внутри предприятия?

- Система предназначена лишь для тех специалистов, которые работают с документами. На некоторых производствах автоматизируется только заводоуправление - там, как выясняется, даже начальникам цехов СЭД не нужна. В органах государственного управления, напротив, пользователями являются практически все сотрудники, поскольку работа с документами входит в их должностные обязанности.

В системе, конечно, существует функция ограничения доступа к информации. Каждый пользователь имеет право открывать лишь те документы, которые ему необходимы для работы. Например, если юридическое управление работает только с договорами, то его сотрудникам только эти договоры и поступают. Других документов (например, приказов), если запретить доступ к ним, сотрудники не увидят и даже не будут знать об их наличии в системе. И права доступа распределяет не системный администратор, а пользователь, которого определит руководитель предприятия.

Главное назначение нашей системы - контроль сроков исполнения и движения документов, отслеживание времени нахождения документа на любом этапе работы с ним. В тех организациях, где нашей компанией внедрена система, все документы, над которыми работают сотрудники (заявки, докладные записки, описания производственных процессов и многое другое, что подлежит документированию), готовятся только в электронном виде, без использования бумаги, если специально не требуется бумажный документ.

Когда кто-то готовит проект документа, тот сразу попадает в систему, регистрируется и движется на визирование финансовым службам, юристам, специальным отраслевым отделениям. Всякий раз он подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) сотрудника, который производил с документом какие-то операции. Руководители всех уровней, начиная от заведующего сектором или начальника отдела и заканчивая директором или министром, имеют личную электронную цифровую подпись (ЭЦП), и все вносимые в документ изменения они подписывают, обозначая таким образом свою ответственность за принятие решения. А на выходе утвержденный электронный документ сохраняется в системе.

В нее также можно заносить документы, поступившие на предприятие извне, по электронной или обычной почте (в этом случае они сканируются). Документы потом можно находить, контролировать, рассылать всем и знакомить с ними в электронном виде. Их можно использовать как угодно долго, составлять статистику поступления обращений, использования, внесения изменений и т. п. Причем формат документов, хранимых в системе, может быть любым.

- До сих пор мы говорили в основном о внутреннем документообороте. Но ни одно предприятие не работает изолированно от внешнего мира, у него существует необходимость вступать в отношения с другими субъектами хозяйствования, что влечет за собой обмен документами между ними. Как в этом случае могут использоваться электронные технологии?

- Это самый сложный вопрос в нашей стране - вопрос межведомственного обмена. Огромная проблема (не столько техническая, сколько организационная) состоит  в применении ЭЦП.

Использование в Беларуси ЭЦП регламентировано Законом «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». Согласно статье 19 этого закона «документы, созданные организацией или физическим лицом на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу». То есть юридически электронные документы могут признаваться всеми сторонами, в том числе и когда речь идет о межведомственном обмене. Вся сложность заключается в признании ЭЦП. Иначе говоря, если один из партнеров заверил договор своей ЭЦП, другой должен быть уверен, что она подлинная.

ЭЦП - это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты информации от изменений или подделки. Для формирования ЭЦП используется так называемый личный ключ, который в математическом смысле представляет собой последовательность символов. Личный ключ может принадлежать определенной организации или физическому лицу. Естественно, эта последовательность символов является секретной информацией, известной только тому, кому принадлежит. Для того чтобы проверить, является ли ЭЦП на том или ином документе подлинной, используется открытый ключ. Открытый ключ - это тоже последовательность символов, которая вычисляется из личного ключа. Открытые ключи доступны всем заинтересованным организациям или физическим лицам, которые хотят проверить ту или иную ЭЦП на документе.

Существуют специальные организации, их называют удостоверяющими центрами (УЦ), которые оказывают услуги по распространению открытых ключей. По своей сути УЦ похожи на нотариальные конторы. Одной из выполняемых ими функций является достоверное подтверждение принадлежности открытого ключа какой-либо организации или физическому лицу.

Если речь идет об организации электронного документооборота внутри одного предприятия, то ему достаточно создать собственный УЦ, который будет иметь информацию о выпущенных им сертификатах открытых ключей всех своих ответственных сотрудников и доверенных партнеров.

Но дело становится намного сложнее, когда организуются системы межведомственного документооборота. Если вы получили сертификат открытого ключа в каком-то УЦ и хотите, чтобы подписанный этой ЭЦП документ был узнаваемым вашим партнером, он должен заключить договор с этим же УЦ и иметь все необходимые средства, которые обеспечат проверку вашей подписи. А это достаточно дорого. Поэтому сегодня в Беларуси пришли к необходимости создания единого УЦ, который будет вести централизованную работу с  открытыми ключами: создавать, хранить, отзывать, выдавать всем желающим. Работа по созданию такого УЦ уже начата.

- В каком направлении развивается сейчас автоматизация управления документооборотом, каковы ее перспективы, какие еще проблемы нужно будет решить в ближайшем будущем?

- Сейчас мы столкнулись с ростом количества документов. Особенно это характерно для органов государственного управления. Хранение большого объема информации требует соответствующего объема памяти на пользовательских серверах и их постоянной модернизации. Но не каждое предприятие готово нести материальные затраты на обновление, да и не всем это нужно. Поэтому сейчас в нашу жизнь все больше начинают проникать «облачные» технологии. Это когда большие и сильные компании, имея серверы огромной мощности и высокоскоростные каналы связи, могут предоставить их в пользование своим клиентам. В этом случае не нужно хранить информацию на собственных компьютерах, а можно купить часть чужого серверного пространства и по предоставленным каналам связи осуществлять удаленный обмен информацией. Иногда это проще и дешевле. Такая схема и называется работой в «облаках».

Но и она требует строгого соблюдения определенных технологий. Кроме того, возникают другие проблемы - безопасности. Ведь не всегда можно передавать информацию по открытым каналам связи, к которым относятся Интернет и мобильная связь:

Тем не менее это выгодно, это наше будущее. Западные страны переходят на «облачные» технологии. Это очень привлекательное направление для энтузиастов, хотя и очень трудозатратное.

Оригинал статьи, подготовленной Натальей Жданович, находится здесь.