Из мира бумажной суеты в мир электронного порядка

Данная статья предназначена для широкого круга лиц, занимающимся внедрением или использованием системы электронного документооборота в организациях или на предприятиях. Вам каждый день приходится искать, копировать, хранить и проводить другие работы с бумажными документами. Чтобы облегчить и ускорить работу сотрудников с документами, актуальным является вопрос перевода документов в электронный вид. Одним из способов получения образа бумажного документа в электронном виде является сканирование.

Сканирование производится с помощью аппаратного обеспечения (сканеров) и специализированных систем сканирования. Оптимальным оборудованием для перевода бумажных документов в электронный вид являются сканеры для поточного ввода документов. Именно они позволяют быстро и качественно интегрировать существующие бумажные документы в общую электронную систему.

Настройка работы поточных сканеров на работу с СЭД «Электронное ДЕЛО» была успешно произведена нашими специалистами у многих заказчиков РУП «Центр электронного документооборота» БГУ:

• Министерство юстиции Республики Беларусь,
• БелИСА,
• БГУ,
• Министерство природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь и др.

Благодаря наличию электронных образов документов в автоматизированной системе, все исполнители  моментально получают электронный образ документа, что позволяет оперативно начать работу с  документом. Более того,  любое должностное лицо, обладающее полномочиями на ознакомление с документами, может получить всю информацию из электронной копии, не прибегая к услугам сотрудников  отделов, ответственных за делопроизводство или сотрудников архива, за счет чего уменьшается нагрузка на данный персонал.

Все документные сканеры можно разделить на четыре категории в зависимости от производительности и рекомендуемой ежедневной нагрузки:

• Сканеры малой производительности (Скорость 10-25 стр/мин, нагрузка от 100 до 1500 стр/день),
• Сканеры средней производительности (Скорость 10-25 стр/мин, нагрузка от 1500 до 5000 стр/день),
• Высокопроизводительные сканеры (Скорость 50-90 стр/мин, нагрузка от 5000 до 25000 стр/день),
• Сканеры для массового ввода документов (Скорость свыше 90 стр/мин, нагрузка от 25000 до 60000 стр/день и более).

Для того чтобы приблизительно определить, какую скорость должен иметь сканер для решения Ваших задач, нужно выполнить несложное арифметическое действие: разделить объем работы на срок, за который ее нужно выполнить. Таким образом, Вы сначала сужаете свой выбор до конкретной группы, а затем в зависимости от остальных требований делаете окончательный выбор.