БелНИЦЭД проведен мониторинг электронного документооборота

В журнале «Архівы і справаводства» опубликована статья «Мониторинг электронного документооборота в организациях системы Министерства юстиции Республики Беларусь». Ряд обследуемых организаций успешно используют СЭД «Электронное ДЕЛО», внедренную специалистами нашей компании.

Переход к электронному документообороту (ЭДО) в государственных органах и организациях Республики Беларусь является важным этапом в рамках совершенствования системы межведомственного взаимодействия и координации деятельности государственных органов и иных государственных организаций, что в конечном итоге имеет целью совершенствование государственной информационной политики в сфере государственного управления.

В рамках мероприятий по поэтапному переходу на ЭДО Министерством юстиции был издан приказ № 252 от 20 августа 2012 г. «О создании рабочей группы для поэтапного перехода на электронный документооборот». Первоочередной задачей этой рабочей группы, куда вошли и авторы настоящей статьи, было проведение мониторинга состояния систем документооборота, в том числе ЭДО, действующих в организациях системы Министерства юстиции и судах.

Для проведения мониторинга был выбран метод анкетирования. По его завершении были обработаны и проанализированы ответы от 493 организаций. В статье рассмотрены некоторые полученные результаты, касающиеся практики работы с системами электронного документооборота (СЭД), электронной цифровой подписью (ЭЦП), электронной почтой (ЭП), а также архивное хранение документов в электронном виде в организациях системы Министерства юстиции и судах. Эти данные представляют немалый интерес, поскольку характеризуют уровень технического оснащения и квалификации работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ) организаций, подчиненных Министерству юстиции, и позволяют оценить уровень их готовности к внедрению ЭДО.

В системе Министерства юстиции были условно выделены три управленческих уровня: центральный, региональный и местный. Из охваченных анкетированием организаций к центральному уровню можно отнести три: Республиканский трудовой арбитраж, Государственное учреждение «Центр судебных экспертиз и криминалистики Министерства юстиции Республики Беларусь», Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».

На втором, региональном уровне представлены главные управления юстиции (ГУЮ) по всем шести областям и городу Минску. К ним по функциям, объему документооборота и степени информатизации ДОУ близки областные суды, поэтому их целесообразно рассматривать вместе с этой же группой.

Третья группа – самая многочисленная. В нее вошли районные суды; областные и зональные государственные архивы; областные, районные (городские) государственные нотариальные конторы (ГНК); отделы записи актов гражданского состояния районных исполнительных комитетов (отделы ЗАГС).

Показателем, наиболее отчетливо характеризующим возможности организаций по переходу к ЭДО, можно считать наличие в них практики применения его систем, и, в особенности, использования функциональных возможностей СЭД для автоматизации архивного хранения.

СЭД имеются у 4% респондентов. В организациях центрального уровня СЭД имеется у 66% респондентов, регионального уровня – 46%, местного – 1,5%. В учреждениях местного уровня СЭД используют 2,3% судов, 1,4% ГНК, в отделах ЗАГС, областных и зональных архивах СЭД не имеется.

В учреждениях центрального уровня применяются СЭД «Электронное ДЕЛО». В главных управлениях юстиции областных исполнительных комитетов наблюдается определенное разнообразие используемых программных продуктов: применяется СЭД «Электронное ДЕЛО», «1С Предприятие» 7.7 (используется в главном управлении юстиции Минского облисполкома), а также иные программные средства, разработанные в частном порядке для нужд конкретного учреждения. В районных судах в качестве используемых систем автоматизации делопроизводства упоминаются СЭД «Электронное ДЕЛО» 8.10, автоматизированная информационная система «Возбуждение исполнительных производств» (АИС ВИП).

Ни в одной из организаций не организовано архивное хранение документов в электронном виде. На данном этапе можно говорить лишь об оперативном хранении документов в электронном виде в организациях.

У большинства организаций центрального уровня дела формируются автоматически (функционал СЭД позволяет списывать документы в дела). Организации, не использующие СЭД, документы размещают на сервере в папках (директориях) в соответствии с номенклатурой дел.

Документы с грифом «Для служебного пользования» формируются в дела на бумажном носителе.

Резервное копирование баз данных СЭД осуществляется ежедневно, резервные копии хранятся у некоторых организаций на съемном носителе, кто-то хранит их на сервере.

Региональные организации, у которых есть СЭД, осуществляют ежедневно резервное копирование баз данных. Хранятся резервные копии на серверах. В отдельных организациях документы размещают на сервере в папках (директориях) в соответствии с номенклатурой дел. Остальные организации формируют дела на бумажном носителе.

В районных судах и архивах электронные дела не ведутся. В судах респонденты в 15% случаев упоминают о размещении документов в электронном виде без формирования в дела. Резервные копии баз данных имеющихся СЭД создаются ежедневно и размещаются на сервере. В архивах базы данных АИС архива копируются еженедельно (в 10% случаев) и сохраняются на съемных носителях, либо на другом компьютере.

В ГНК электронные дела не формируются, резервное копирование баз данных СЭД не осуществляется.

Таким образом, СЭД не имеют повсеместного распространения, а в организациях районного уровня и вовсе используются эпизодически. В ответах на вопрос о наличии СЭД и создании резервных копий баз данных СЭД фигурируют информационные системы, изначально не предназначенные для сопровождения процессов документооборота (упомянутая выше АИС ВИП, АИС архива). Это говорит о недостаточном понимании назначения и функций СЭД, а также значения понятия "электронный документ".

Перейдем к рассмотрению практики использования ЭЦП. В ходе анкетирования 47% респондентов утвердительно ответили на вопрос об использовании ЭЦП в их организациях.

Доля организаций, применяющих ЭЦП, неодинакова в пределах уровней и отдельных категорий организаций. Их соотношение в абсолютном выражении приведено в диаграмме.

В учреждениях центрального и регионального уровней ЭЦП используется повсеместно. В учреждениях местного уровня применение ЭЦП отмечают 51% респондентов. Из них: в районных судах – в 76%, в областных и зональных архивах – 95%, ГНК – 28%, отделах ЗАГС – 55%.

В учреждениях, где применяется ЭЦП, в большинстве случаев (66%) хранение ключей ЭЦП никак не регламентировано. В 22% случаев хранение осуществляется в сейфе владельца личного ключа, в 6% случаев – в общем сейфе или ином месте, доступ к которому имеет несколько сотрудников, и в 6% ключи хранятся без использования съемных носителей на локальных компьютерах пользователей либо в локальной вычислительной сети. Таким образом, только в 22% организаций хранение ключей ЭЦП организовано правильно (см. диаграмму).

В организациях центрального уровня ЭЦП используется при работе со сведениями по персонифицированному учету, по уплате налогов, налоговыми декларациями, с платежами в системе «Клиент-банк». Локальных нормативных правовых актов (приказ, инструкция и т.д.), регламентирующий работу с ЭЦП, нет. В Республиканском трудовом арбитраже эти вопросы отражены в локальной Инструкции по делопроизводству. Подписание документов с помощью ЭЦП осуществляется лицами, уполномоченными руководителем организации.

В организациях регионального уровня ЭЦП используется при работе со сведениями по персонифицированному учету, уплате налогов, налоговыми декларациями, платежами в системе «Клиент-банк», таможенными декларациями, платежами в системе «Клиент – казначейство», автоматизированной информационной системы Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (АИС ЕГР). Подписание документов с помощью ЭЦП осуществляется руководителями организаций, иными работниками организаций, лицами, уполномоченными руководителем организации, руководителями структурных подразделений, работниками службы ДОУ. Внесение изменений в локальный нормативный акт о делегировании полномочий на подписание ЭД средствами ЭЦП осуществлялось в главном управлении юстиции Витебского облисполкома. В остальных организациях регионального уровня такие изменения не вносились.

В организациях местного уровня ЭЦП используется при работе со сведениями по персонифицированному учету, уплате налогов, налоговыми декларациями, платежами в системе «Клиент-банк», таможенными декларациями, платежами в системе «Клиент – казначейство», при работе с автоматизированной информационной системой «Взаимодействие», сведениями из Единого государственного регистра недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним. Локальные нормативные правовые акты, регламентирующие работу с ЭЦП, имеются у 5% респондентов. Наиболее часто они имеются в архивах (55%) и судах (7%). В отделах ЗАГС подобные локальные нормативные правовые акты изданы в 2% случаев. В ГНК они отсутствуют. Подписание документов с помощью ЭЦП осуществляется руководителями организаций, уполномоченными ими лицами, а также работниками служб ДОУ и иными сотрудниками организаций. Изменения в организационно-распорядительный документ о делегировании полномочий на подписание ЭД средствами ЭЦП, при занятии соответствующей должности другим сотрудником осуществляют 5% респондентов. Подобную практику отмечают в 13% судов и 28% архивов. В отделах ЗАГС и ГНК такого рода изменения не производятся.

Применительно к организациям местного уровня примечателен тот факт, что 102 ГНК, 42 отела ЗАГС, 21 суд и один архив ответили, что работа с ЭЦП у них не ведется, хотя передача сведений в электронном виде в Фонд социальной защиты населения обязательна для всех организаций Республики Беларусь. Это позволяет придти к выводу о том, что в организациях этого уровня недостаточно внимания уделяется изучению нормативно-правовой базы Республики Беларусь по архивам и делопроизводству, в особенности вопросов, касающихся предназначения ЭЦП и работе с ней.

Рассмотрим далее практику работы с ЭП в организациях системы Министерства юстиции. У всех организаций центрального уровня есть почтовый ящик в Интернете, а у некоторых есть также и почта госорганов «Mailgov». Доступ в Интернет есть у всех сотрудников. Работа с ЭП регламентирована локальными нормативно-правовыми актами.

На региональном уровне у всех организаций есть почтовый ящик в Интернете и почта госорганов. Доступ в Интернет есть у некоторых сотрудников. Работа с ЭП регламентирована практически у всех.

У организаций местного уровня картина несколько другая. Ведомственная ЭП имеется в 30% районных судов. У 86% есть почтовый ящик в сети Интернет. Доступ к Интернету есть либо у всех, либо у некоторых сотрудников. Локальный нормативный правовой акт, регламентирующий работу с ЭП, имеется в 37% судов.

Почтовый ящик в Интернете имеется у всех архивов. Из них 10% также указали себя пользователями ведомственной ЭП. Локальный нормативный правовой акт, регламентирующий работу с ЭП, имеется в 45% организаций.

ЭП используется в 66% ГНК, из них 100% используют почтовый ящик в Интернете, 40% имеют доступ к ведомственной ЭП, 8% – к почте госорганов. Локальный нормативно правовой акт, регламентирующий работу с ЭП, имеется у 27% респондентов.

Как известно, у Министерства юстиции нет ведомственной почты. Выбирая этот вариант ответа, суды, ГНК и архивы, скорее всего, имели ввиду, то что у них есть официальный адрес ЭП. Это говорит, прежде всего, об отсутствии понимания, что собой представляет ведомственная почта.

У органов ЗАГС доступ в Интернет отсутствует в 11% случаев. Почтовый ящик в Интернете используют 43% респондентов, 10% имеют доступ к почте госорганов. Причем, нужно отметить, что почтовый ящик в Интернете либо почта госорганов принадлежит вышестоящим организациям. Письма в отделы ЗАГС передаются уже в распечатанном виде.

Несмотря на относительно высокие проценты наличия ЭП и Интернета в организациях структуры Министерства юстиции, есть довольно значительное количество организаций, где картина несколько иная: у 11% органов ЗАГС доступ в Интернет, а, соответственно, и ЭП отсутствуют. У многих организаций местного уровня работа с ЭП не регламентирована.

На основе приведенных сведений можно охарактеризовать состояние готовности организаций системы Министерства юстиции и судов к внедрению электронного документооборота как в целом удовлетворительное. Тем не менее, имеются различия в уровне программно-технической оснащенности и квалификации делопроизводственного персонала подведомственных Министерству юстиции организаций (причем, как между организациями различных уровней и категорий, так и между принадлежащими к одной категории). В связи с этим необходимо проведение детального обследования организаций и учреждений системы Министерства юстиции и судов с целью выявления тех из них, кто наиболее остро нуждается в обновлении материально-технической базы и повышении квалификации персонала для успешной работы в условиях электронного документооборота.

Ольга Барталевич,
научный сотрудник отдела комплектования БелНИЦЭД,

Кирилл Андреев,
стажер младшего научного сотрудника отдела комплектования БелНИЦЭД

Источник: Архiвы i справаводства. – 2013. – № 1. – С. 37–44.