«Белорусский Индустриальный Банк» выбрал систему «Электронное ДЕЛО» для автоматизации документооборота

В результате проведенного анализа по популярности внедрения и надежности в эксплуатации систем электронного документооборота на территории Республики Беларусь, специалистами Банка было принято решение автоматизировать рабочие места специалистов административно-протокольного отдела на базе СЭД «Электронное ДЕЛО».

Решение автоматизировать только один отдел было вызвано тем, чтобы специалистам, ответственным за автоматизацию, необходимо было оценить возможности системы и удобство ее эксплуатации с учетом специфики именно банковского документооборота. И, только в случае успешного ее тестирования в рамках одного отдела, рассматривать как систему для автоматизации банка и его филиалов в целом.

В декабре 2009 г. были выполнены работы по автоматизации  рабочих мест сотрудников административно-протокольного отдела Банка, а именно:

- проведено обследование системы управленческого документооборота Банка;
- разработаны схемы движения различных типов организационно-распорядительных документов, структура и виды взаимосвязей между ними;
- проведена установка и настройка системы;
- проведено индивидуальное обучение специалистов;
- разработаны индивидуальные выходные формы.

В январе 2010г. система передана в промышленную эксплуатацию.

Внедрение СЭД «Электронное ДЕЛО» в отделе Банка позволило получить ряд преимуществ, среди которых:

- переход от журнальной формы регистрации документов к автоматизированной: быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы по основной деятельности, приказы о командировании, распоряжения, доверенности и т.д.) с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);
- оперативный контроль исполнения поручений по документам;
- удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки (РК);
- программное формирование реестров передачи документов, журналов регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов;
- автоматическая надпечатка конвертов;
- программное формирование отчетности (справка-напоминание об исполнении поручений).