Создание системы корпоративного электронного документооборота в территориальных органах статистики

В ноябре 2010 г. в Национальном статистическом комитете Республики Беларусь и на базовых объектах (Главное статистическое управление г. Минска, Главное статистическое управление Минской области) была принята в опытную эксплуатацию корпоративная автоматизированная система электронного документооборота (АСЭД Белстата), созданная на базе лицензионного программного обеспечения «Электронное ДЕЛО».

В ходе пусконаладочных работ в июне – октябре 2010 г. была осуществлена  адаптация программного обеспечения АСЭД под особенности документооборота каждого объекта, проведена установка и настройка на рабочих местах пользователей клиентской части АСЭД., проведено обучение персонала согласно утвержденному графику.

В апреле 2011 г. начались работы по автоматизации управленческого контура документооборота территориальных органов статистики. АСЭД Белстата должна объединить единой технологией работы все подключенные к системе органы статистики на республиканском, областном и районном уровнях и обеспечить соблюдение принципа «однократный ввод информации и многократное ее использование».

На областном уровне АСЭД должна автоматизировать следующие технологические процессы обработки документов:

− списание документов в дело; регистрация документов;
− ввод резолюций;
− исполнение документов;
− контроль исполнения;
− отправка документов;
− поиск документов;
− автоматическое формирование отчетных форм.

Для каждого Главного статистического управления области создается единая система электронного делопроизводства, к которой подключены отделы статистики районов. Обмен документами между областным и районным уровнями происходит с использованием подсистемы WEB-доступа. Обмен документами между территориально удаленными структурами (базами данных) происходит по электронной почте. 

При разработке АСЭД территориальных органов в целях упорядочения и унификации документопотоков в корпоративной системе управленческого документооборота производится типовая настройка баз данных всех Главных статистических управлений области. Обучение персонала проводится на территории Главного статистического управления. Основные пользователи системы (делопроизводители) и технолог АСЭД обучаются индивидуально. Обучение остальных пользователей проводится в учебном классе группами по категориям.

Организация АСЭД в структуре Белстата и территориальных органах статистики должна обеспечить:

- создание и ведение технологической базы типовых процессов обработки документов;
- автоматизированную регистрацию, размещение документов и информации в единой базе данных;
- единые инструменты создания, редактирования и обработки документов;
- контроль за исполнением документов и управленческих решений;
- стандартизацию форматов электронных документов внутри системы;
- ведение электронных карточек бумажных документов;
- хранение сведений о местонахождении бумажного оригинала документа, списание документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- создание и хранение электронных документов, что обеспечивает применение встроенных механизмов для работы с ЭЦП;
- типизацию рабочих мест пользователей;
- формирование выходных документов и отчетов;
- защиту документов и информации от несанкционированного доступа на основе системы паролей и иерархии пользователей;
- контролируемое перемещение документов и карточек средствами электронной почты;
- доступ к информации и многопользовательскую работу с документами по локальной сети.

В настоящее время завершены работы в Главном статистическом управлении Гродненской области, Главном статистическом управлении Брестской области, продолжаются работы в Главном статистическом управлении Гомельской области.

До конца сентября 2011 г. планируется завершить работы по автоматизации в Главном статистическом управлении Могилевской области, Главном статистическом управлении Витебской области.