Минский городской центр недвижимости. Опыт внедрения

Одним из интересных и нетипичных проектов нашей компании стало внедрение СЭД «Электронное ДЕЛО» в Минском городском центре недвижимости. Помимо работы с организационно-распорядительными документами, автоматизации подлежали процессы учета объектов недвижимости, документации по закупкам, ведение договорной и претензионной работы.

*Коммунальное унитарное предприятие «Минский городской центр недвижимости» (далее – МГЦН) — специализированное предприятие, созданное в целях повышения эффективности использования имущества государственной собственности, в том числе при сдаче его в аренду, организации и проведения аукционов по продаже объектов государственной собственности и права на заключение договоров аренды нежилых помещений государственной собственности, повышения роли государства на рынке недвижимости.

Нашими специалистами было проведено обследование порядка работы с документами в организации в ходе которого были изучены следующие аспекты:

  • какие документы создаются и поступают в организацию;
  • каков порядок рассмотрения и движения документов внутри организации;
  • правила регистрации входящих, исходящих, внутренних документов;
  • порядок создания, согласования и подписания договоров;
  • ведение претензионной работы;
  • учет документации по закупкам;
  • учет объектов недвижимости;
  • организация работы с документами в филиалах МГЦН.

По итогам обследования был подготовлен подробный отчет, содержащий предложения по оптимизации и автоматизации делопроизводственных процессов, а также варианты будущего масштабирования.

Внедрение СЭД «Электронное ДЕЛО» позволило автоматизировать работу с более чем 100 группами документов в КУП «МГЦН» и его филиалах, и позволяет сопровождать документы на всех этапах жизненного цикла, включая их регистрацию, выдачу поручений и контроль, внесение отчетов исполнителями, списание документов в дела.

 Пользователями СЭД «Электронное ДЕЛО» являются более 60 сотрудников МГЦН. Система позволят выполнить гибкую настройку прав пользователей исходя из функций, которые работники организации должны выполнять в СЭД.

Одним из направлений автоматизации в МГЦН стал информационный поток, связанный с регистрационными и контрольными функциями делопроизводства в части работы с организационно-распорядительными документами. Передача документов внутри системы организована через личные кабинеты. Документы в них распределяются по блокам, в соответствии с тем, в каком качестве должностное лицо в них фигурирует (исполнитель, контролер, визирующий и т.п.). Кроме того, разделы кабинета содержат дополнительные настраиваемые фильтры и средства визуального напоминания о приближении контрольных дат. Такая схема работы позволяет пользователям легко ориентироваться в объемах документов, которые предстоит рассмотреть или исполнить, а также следить за сроками исполнения.

Посредством системы стала возможна подготовка проектов внутренних и исходящих документов. При организации визирования и утверждения проектов исполнители имеют возможность устанавливать срок рассмотрения и очередность согласования с заинтересованным лицам, а также создавать новые версии документа в тех случаях, когда требуется учет большого количества мнений и сохранение истории работы над документом. Направление проектов в личные кабинеты позволяет ускорить согласование документов особенно при условии территориальной распределенности структурных подразделений и филиалов.

Сотрудниками структурных подразделений предоставлены права регистрации отдельных групп внутренних документов (протоколы, решения, докладные записки). Для однотипных документов настроено заполнение реквизитов по умолчанию, что позволяет значительно сократить время на регистрацию и обеспечивает своевременное их получение внутренними адресатами.

На основании информации, полученной в ходе обследования, для учета объектов недвижимости различных типов были созданы отдельные группы, а также разработаны формы регистрационных карточек и система логических связок. Для каждой из групп был определен перечень дополнительных реквизитов, которые обеспечивают полноту хранимых сведений об объектах, а также могут быть использованы в качестве поисковых критериев.

Для учета документации по закупкам разработана специальная форма регистрационной карточки закупки, которая содержит исчерпывающий набор реквизитов, позволяет при необходимости осуществлять разбивку закупки на лоты и вести учет предложений участников с фиксацией даты, времени, способа их доставки.

Также автоматизирована претензионная работа предприятия. Право регистрации претензий предоставлено юридическому отделу, сотрудники которого осуществляют контроль за исполнением условий и сроков договоров.

Внедрение СЭД на предприятии позволило объединить в единую базу данных территориально удаленные филиалы. Для каждого филиала организован свой обособленный автоматизированный контур документооборота, настроен функционал по регистрации групп документов своего филиала, контролю исполнения поручений, списанию документов в дела и поиску с учетом установленных ограничений доступа. Важным преимуществом использования единой базы данных СЭД «Электронное ДЕЛО»  является создание единого информационного пространства, в среде которого пользователям предоставляется возможность совместной работы с документами, соблюдение принципа «однократный ввод информации и многократное ее использование», повышение эффективности работы работников с документами, уменьшение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов.

Обучение работников МГЦН было организовано в различных форматах (как на территории Центра, так и онлайн) с учетом особенностей работы в системе различных групп пользователей. Кроме того, подготовлен набор подробных инструкций по работе в системе с учетом специфики работы пользователей.

Таким образом, внедрение СЭД позволило обеспечить:

Оперативный доступ к базе документов. Пользователи системы могут самостоятельно в любой момент времени отыскать необходимые сведения в соответствии со своими правами доступа;

Широкие возможности для поиска, уменьшение времени и трудозатрат на подготовку и поиск необходимых документов;

Улучшение взаимодействия между структурными подразделениями, в том числе территориально удаленными. Использование СЭД обеспечивает оперативный обмен информацией и единый порядок ведения делопроизводства и работы с документами в структурных подразделениях;

Улучшение контроля исполнительской дисциплины. Пользователи имеют возможность отслеживать сроки исполнения документов, а также получили прозрачный механизм согласования, обеспечивающий полное информирование участников процесса согласования и заинтересованных лиц о текущем статусе документа и его маршруте.

Методология внедрения

Ознакомиться с этапами внедрения СЭД/ECM

Эффективность внедрения

Достигнуть максимальной эффективности внедрения СЭД

Акции

Вместе с нами