Автоматизация документооборота в пограничной службе страны

В конце 2015 года в рамках масштабирования СЭД Государственного пограничного комитета Республики Беларусь была проведена работа по автоматизации документооборота воинских частей органов пограничной службы страны.

В целях унификации требований, предъявляемых к порядку ведения делопроизводства, на основании проведенного обследования были выработаны типовые схемы работы с документами и согласован единый подход в организации электронного документооборота.

Для каждой воинской части создана отдельная база данных, настроены справочники и права пользователей согласно унифицированной типовой технологии документооборота воинских частей пограничной службы Республики Беларусь. Для каждой базы данных настроено ведение входящей и исходящей документации, обращений граждан и юридических лиц, внутренних документов органов пограничной службы. Обеспечена возможность сканирования документов, а также подписания их электронно-цифровой подписью. Организовано подключение к системе межведомственного документооборота.

В целях обеспечения безопасности, передача данных организована с использованием защищенных каналов связи органов пограничной службы.

Также были установлены специализированные отчетные формы, которые в рамках унифицированного подхода оперативно позволяют получать различного рода информацию о документах, создаваемых на всей территории Республики Беларусь.

Внедрение СЭД в воинских частях пограничной службы республики Беларусь позволило перейти от журнальной формы регистрации документов к автоматизированной, обеспечивший быструю и удобную регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью развернутой системы различных справочников, обеспечило быстрый и качественный контроль за исполнением документов, удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки, способствовало формированию различных отчетов по документообороту.

В дальнейшем запланировано расширение количества пользователей СЭД, организация работы с проектами документов и их дальнейшее подписание электронно-цифровой подписью без создания экземпляра на бумажном носителе, разработка специализированных шаблонов и отчетных форм.

Результаты работы наших специалистов были высоко оценены руководством Государственного пограничного комитета Республики Беларусь. 18 февраля 2016 года за плодотворную совместную деятельность с органами пограничной службы, участие в проведении государственной пограничной политики Республики Беларусь директор ООО «Электронное ДЕЛО» Валентина Яковлевна Полещенко была награждена нагрудным знаком отличия органов пограничной службы «За помощь органам пограничной службы».

Наша компания выражает благодарность за оказанное доверие и надеется на дальнейшее плодотворное сотрудничество с органами пограничной службы и другими государственным органами и организациями Республики Беларусь.