Развитие СЭД «Электронное Дело» в ГВПК Республики Беларусь

Для эффективной работы по документационному обеспечению управления и контроля за выполнением поручений Президента и Правительства Республики Беларусь в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь в 2015 году была внедрена автоматизированная система электронного документооборота «Электронное ДЕЛО».

Государственный военно-промышленный комитет Республики Беларусь (Госкомвоенпром) создан Указом Президента Республики Беларусь от 30 декабря 2003 г. № 599 «О создании Государственного военно-промышленного комитета Республики Беларусь» в целях совершенствования единой государственной политики в области обеспечения обороны, развития оборонного сектора экономики и военно-технического сотрудничества Республики Беларусь с иностранными государствами.

Основными задачами Госкомвоенпрома являются:

• проведение государственной политики в области обеспечения обороны;
• осуществление координации деятельности органов республиканского управления по формированию гособоронзаказа;
• разработка и реализация стратегии развития оборонного сектора экономики;
• проведение научно-технической, экономической и социальной политики, направленной на создание условий для эффективной работы подведомственных организаций в целях обеспечения потребностей Вооруженных Сил, других войск и воинских формирований в вооружении, военной и специальной технике, их модернизации и ремонта, расширения экспорта продукции военного назначения;
• разработка прогнозов производственно-технического и финансово-экономического развития организаций оборонного сектора экономики;
• разработка и реализация основных направлений государственной политики в сфере военно-технического сотрудничества с иностранными государствами и экспортного контроля.

На первом этапе внедрения была автоматизирована работа сотрудников Управления организационной и правовой работы, осуществляющих работу по регистрации и контролю исполнения документов. На электронную регистрацию были переведены все виды управленческих документов: входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан и юридических лиц, нормативно-правовые документы и др. Настроена интеграция с электронной почтой для регистрации документов, поступающих на электронный адрес комитета, и отправки исходящих документов организации по электронной почте. Проведено индивидуальное обучение пользователей.

Во второй половине 2015 года наша компания провела масштабирование СЭД Госвоенпрома. Приобретение дополнительных лицензий позволило организации вовлечь в автоматизированный процесс электронного документооборота все структурные подразделения. Для разграничения прав доступа к документам для каждого подразделения были созданы самостоятельные картотеки.  У работников комитета появилась возможность оперативного ознакомления с поручениями, направленными в их адрес, ввода отчетов об исполнении.

Успешно проведены работы по подключению ведомственной СЭД комитета к системе межведомственного документооборота (СМДО).

Таким образом, в Государственном военно-промышленном комитете Республики Беларусь успешно реализован начальный этап автоматизации документооборота в подразделениях. Все структурные подразделения получили доступ к единой базе документов и возможность отслеживать контрольные сроки. Несомненным положительным результатом является исключение случаев потери документов и улучшение исполнительской дисциплины.