СЭД «Электронное Дело» в ГП «Минский метрополитен»

В начале 2016 года успешно проведено внедрение СЭД «Электронное Дело» в государственном предприятии «Минский метрополитен».

Минский метрополитен открыт 30 июня 1984 года. Метрополитен наиболее комфортабельный, надежный, экологически чистый вид городского пассажирского транспорта с достаточно высокой скоростью перевозки пассажиров.

На сегодняшний день удельный вес метрополитена в перевозках пассажиров городскими видами транспорта составляет 39,5%. Среднесуточная перевозка пассажиров составляет 970,2 тыс. человек. Инвентарный парк вагонов составляет 361 единицу. Численность работников метрополитена составляет около 5 тыс. человек.

Для автоматизации делопроизводственных процессов предприятие выбрало одну из наиболее популярных в стране систем класса СЭД/ECM «Электронное ДЕЛО», адаптированную под отечественное законодательство решение на базе СЭД "ДЕЛО" (компания "ЭОС", РФ). В рамках заключенного договора автоматизированы рабочие места для 61 пользователя (из них 6 делопроизводителей). К системе электронного документооборота подключен весь руководящий состав предприятия с иcпользованием подсистемы Дело-Web.

Организована регистрация 30 групп документов в электроном виде. Право на регистрацию некоторых групп документов дано различным категориям работников в целях более оперативного прохождения документов до исполнителей.

Обеспечено сканирование и передача документов в электронном виде в структурные подразделения предприятия (в том числе в удаленные). Настроено согласование проектов документов в электронном виде и обеспечена возможность их подписания электронно-цифровой подписью. Значительно сократилось время на доставку документов исполнителям. Автоматизирован контроль исполнения документов.

В целях информирования исполнителей о поступлении новых документов и приближающихся сроках исполнения настроена подсистема «Оповещения и уведомления», которая позволяет в автоматическом режиме направлять на электронные ящики пользователей необходимую информацию. В рамках подсистемы «Управление процессами» имеется возможность автоматизировать определенные делопроизводственные операции. Настроено взаимодействие с системой межведомственного документооборота (СМДО). Все руководители, имеющие право подписи, получили электронно-цифровые подписи, что позволяет перевести часть документооборота исключительно в электронный вид без создания документов на бумажных носителях. В перспективе планируется подключение к СЭД всех работников, задействованных в документообороте предприятия.