СЭД «Электронное ДЕЛО» в издательском доме «ЗВЯЗДА»

Редакционно-издательское учреждение «Издательский дом «Звязда» на сегодняшний день – одно из крупнейших издательств Республики Беларусь. Благодаря деятельности «Звязды» в свет выходит около 10 периодических изданий и несколько сот книг ежегодно. Газета «Звязда», еженедельник «Літаратура і мастацтва», литературно-художественные журналы «Полымя», «Маладосць», «Нёман», «Бярозка», сатирический «Вожык» - все это неустанная работа служителей журналистики в РИУ «Издательский дом «Звязда».

В 2015 года РИУ «Издательский дом «Звязда» стало клиентом компании «Электронное ДЕЛО», перешло на автоматизированную регистрацию документов и начало работу в рамках системы межведомственного документооборота, используя модуль интеграции СМДО разработанный компанией ООО «Электронное ДЕЛО».

Итогом внедрения СЭД «Электронное ДЕЛО» стала автоматизация работы приемной руководителя, где регистрируется большая часть документов организации и ведется контроль их исполнения. Внедрение СЭД позволило отказаться от журнальной регистрации, вести быстрый и удобный учет и контроль исполняемых документов, а также поиск необходимой информации по наработанной базе документов. По отзывам сотрудников, начавших работу, наиболее ощутимым изменением в работе стало увеличение оперативности и повышение исполнительской дисциплины через использование функции контроля поручений руководителя средствами системы «Электронное ДЕЛО».

Отличительной особенностью внедрения СЭД в редакционно-издательском учреждении «Издательский дом «Звязда» стала автоматизации работы с обращениями граждан и юридических лиц. Большая часть обращений граждан, которые получает издательство – это письма от читателей и подписчиков, которые содержат информацию о каких-либо проблемах или общественных вопросах. Такие обращения согласно Указу Президента Республики Беларусь от 5 декабря 1997 г. № 630 «О реагировании должностных лиц на критические выступления в государственных средствах массовой информации» сотрудники направляют ответственной за решение упомянутых в обращении вопросов организации или органу государственного управления. При настройке системы отражение движения таких документов требовало отдельного внимания и построения нестандартной схемы работы с группами документов по обращениям граждан.

Нельзя не отметить, что одной из составляющих внедрения явилась установка рабочих мест в СЭД для руководства учреждения, что позволило ускорить рассмотрение документов после регистрации, а также исключить излишнее тиражирование бумажных документов в рамках организации.

Успешность внедрения дает возможность предполагать дальнейшее масштабирование системы, расширение используемого функционала и освобождения рабочего времени сотрудников для творческих свершений, без которых нельзя себе представить успешное существование издательского учреждения.