Исполком СНГ масштабирует систему «Электронное ДЕЛО»

Содружество Независимых Государств является региональной международной организацией, призванной содействовать развитию всестороннего сотрудничества между государствами-членами.

На сегодняшний день в нее входят 10 государств. Исполнительный комитет СНГ является единым постоянно действующим исполнительным, административным и координирующим органом Содружества. Местонахождением Комитета является Республика Беларусь, город Минск.

Первый этап внедрения СЭД «Электронное ДЕЛО» Исполкома СНГ был завершен в 2008 году. В рамках этих работ была автоматизирована работа канцелярии, были разработаны шаблоны конвертов и реестров внешней отправки документов, что значительно облегчило и рационализировало труд сотрудников канцелярии при работе с корреспонденцией.

Осенью 2011 г. руководством Исполкома СНГ было принято решение о масштабировании СЭД, основанное как на необходимости максимально использовать все преимущества, которые может предоставить система, так и на положительном опыте эксплуатации. На втором этапе пользователями системы стали руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

В декабре 2013 г. руководство Исполкома СНГ приняло решение о дальнейшем масштабировании СЭД «Электронное ДЕЛО». На данном этапе было решено зарегистрировать и предоставить права доступа к функциям системы всем сотрудникам структурных подразделений двух департаментов Исполкома СНГ.

Специалистами ООО «Электронное ДЕЛО» была предложена следующая технология работы с документами в электронном виде. Сотрудники структурных подразделений Исполкома СНГ получают документы в СЭД по резолюции руководителей. Конечные исполнители отчитываются о проделанной работе по резолюциям руководства в своих отчетах в электронном виде. Это положительно повлияло на скорость прохождения поручений от руководства к исполнителю и позволило исключить лишний этап в прохождении документа (перенос резолюции с бумажного носителя в систему), а также ускорило получение отчетов от конечных исполнителей по резолюциям руководителей.

Новые пользователи системы получили все преимущества работы с документами в электронном виде. С помощью функции встроенного поиска сотрудники Исполкома имеют возможность самостоятельно искать документы, необходимые для текущей работы. Для быстрого доступа к необходимым для работы документам сотрудники Исполкома могут поместить их в личные папки и сортировать их по направлениям деятельности. Пользователи имеют возможность настраивать свое личное рабочее пространство в СЭД «Электронное ДЕЛО» под свои нужды (настройка внешнего вида папок виртуального кабинета, создание собственных поисковых запросов и т.д). Кроме этого, руководители структурных подразделений могут просматривать отчеты своих сотрудников и оперативно реагировать на ход выполнения своих поручений.

В ходе внедрения все пользователи прошли обучение в соответствии с их функциями в СЭД и получили персональные инструкции по работе в системе. После внедрения пользователям оказывались консультации по телефону, а также непосредственно на их рабочих местах.

На следующем этапе масштабирования планируется охватить всех сотрудников структурных подразделений Исполкома СНГ.