СЭД «Электронное ДЕЛО» в РУП «Белаэрокосмогеодезия»

Республиканское унитарное предприятие аэрокосмических методов в геодезии «Белаэрокосмогеодезия» (далее – УП «Белаэрокосмогеодезия») основано в ноябре 1999 года. Является специализированным государственным предприятием в области геодезии и, несмотря на относительную «молодость», занимает сегодня одну из лидирующих позиций на рынке геодезических и картографических работ Республики Беларусь.

Основными задачами УП «Белаэрокосмогеодезия» выступают:

- практическое использование аэрокосмических технологий, средств измерений и информации при производстве геодезических, картографических и землеустроительных работ и, в первую очередь, при модернизации государственных геодезической (в том числе гравиметрической) и нивелирной сетей, геодинамических исследований, создания геодезической основы для обеспечения средств навигации;
- взаимодействие с научно-исследовательскими организациями Республики Беларусь, стран СНГ и др. по вопросам внедрения аэрокосмических технологий в области геодезии, картографии и землеустройства.

Предприятие обладает статусом юридического лица и подведомственно Государственному комитету по имуществу Республики Беларусь, который с 2009 года успешно использует СЭД «Электронное ДЕЛО».

Одной из главных задач, поставленных руководством предприятия перед специалистами компании ООО «Электронное ДЕЛО» при заключением договора, была автоматизация процессов по подготовке проектов договоров на выполнение землеустроительных работ. Для качественного выполнения поставленной задачи нами было проведено всестороннее обследование документооборота предприятия, на основе которого составлен отчет. В нем был подробно описан процесс автоматизации подготовки проектов договоров, их регистрации, контроля исполнения работ по договорам и фиксации поступления оплаты по ним. Также в ходе этой работы были разработаны индивидуальные шаблоны печати и выполнена настройка дополнительных реквизитов для 7 групп документов по договорной деятельности. Это позволило обеспечить учет, контроль и поиск договорных документов и сведений по ним.

Для нашей компании это был важный опыт, который позволит использовать полученные наработки в дальнейшем при автоматизации специфических направлений деятельности заказчиков.

Кроме того, весь управленческий контур документооборота УП «Белаэрокосмогеодезия» также переведен на новый уровень. С января 2014 года вся входящая, исходящая и внутренняя корреспонденция, обращения граждан и юридических лиц регистрируются, сканируются и рассылаются в подразделения в электронном виде.

За годы использования предприятием бухгалтерского программного обеспечения «1С: Предприятие» в справочнике контрагентов накопилось около 4 тыс. записей. Для продолжения использования данной информации в системе электронного документооборота при работе с договорными документами записи были экспортированы в справочник СЭД «Электронное ДЕЛО». В результате специалисты предприятия получили работающую систему без необходимости самостоятельно создавать с нуля базу контрагентов при регистрации документов.

Использование подсистемы «ДЕЛО-Web» позволило не только организовать доступ начальников каждого структурного подразделения к документам предприятия, но также подключить к работе территориально удаленные структурные подразделения.

Уже сегодня с уверенностью можно говорить о том, что движение УП «Белаэрокосмогеодезия» в сторону автоматизации управленческого документооборота и договорной деятельности повысит оперативность принятия управленческих решений, усилит исполнительскую дисциплину работников, приведет к повышению качества работы всей организации.