В РО «Белагросервис» завершена автоматизация договорной деятельности на базе системы «Электронное ДЕЛО»

Система «Электронное ДЕЛО» действует в РО «Белагросервис» с 2007 г. На первом этапе была автоматизирована работа сотрудников канцелярии, что позволило получить следующие преимущества:

- быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы по основной деятельности, приказы о командировании, распоряжения, доверенности и т.д.) с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.)
- оперативный контроль исполнения поручений по документам;
- удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки;
- программное формирование реестров передачи документов, журналов регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов;
- автоматическая надпечатка конвертов;
- программное формирование отчетности (справка-напоминание об исполнении поручений, отчет по документообороту).

Специфику деятельности РО «Белагросервис» определяет большой объем договорных документов. В договорную работу РО «Белагросервис» тем или иным образом вовлечены все подразделения организации (более 20 отделов). При этом постоянно существует необходимость:

- контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;
- оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при их заключении и с другой – сокращения времени на согласования;
- создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;
- формировать досье договоров (или контрагентов) с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков;
- организовать оперативный доступ к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц;
- контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств.

В 2011 г. было принято решение автоматизировать работу с договорами путем масштабирования системы электронного документооборота. Основными задачами стали создание архива договорных документов и автоматизация процессов их согласования.

В рамках проекта была разработана технология обработки более чем 10 категорий договорных документов и настроены различные сценарии их согласования в электронном виде. При этом, благодаря разработанному механизму управления этапами согласования, появилась возможность изменять стандартную схему прохождения согласования договора (типовой маршрут) в соответствии с требованиями бизнеса без участия разработчика или администратора системы.

В ходе проекта были автоматизированы все процессы на протяжении жизненного цикла договорных документов – от создания проекта договора на основе шаблона или импорта полученного документа, до сканирования и ввода образов подписанных оригиналов. Это обеспечивает постоянное наличие актуальных версий документа, как в текстовом, так и в графическом (с подписью обеих сторон) виде.

Автоматизация договорной работы на базе системы «Электронное ДЕЛО» позволила:

- увеличить оперативность подготовки проектов договоров, существенно сократить сроки согласования документов и время работы с ними;
- эффективно контролировать выполнение договорных обязательств (отслеживание сроков платежей, закрытия работ, подписания актов и т.п.).