Интеграция системы автоматизации делопроизводства Минтранса с отраслевой системой электронной цифровой подписи

Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь на протяжении 6 лет успешно эксплуатирует систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО».

В 2006 году были автоматизированы рабочие места сотрудников канцелярии и специалистов, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях. Это позволило перейти к смешанному бумажно-электронному документообороту, при котором в организации параллельно «ходят» бумажные документы и их электронные копии.

На данном этапе были получены следующие преимущества:

– быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);
– оперативное получение документов на исполнение и для ознакомления;
– быстрый поиск документов;
– отслеживание движения оригинала документа;
– эффективный контроль исполнительской дисциплины на всех уровнях (в том числе возможность по мере необходимости: 1 раз в день, в неделю или в месяц программно формировать отчеты со списком просроченных заданий или документов);
– оперативное получение сводных отчетов по исполнению документов (в том числе: отчетов о кол-ве документов, находящихся на исполнении, исполненных, просроченных).

В 2008 году Министерством были закуплены дополнительные  лицензии ПО «Электронное ДЕЛО». Масштабирование системы до уровня руководителя и исполнителя структурного подразделения позволило:

– сократить организационно-технические затраты, связанные с размножением и перемещением документов;
– ускорить прохождение документов за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций;
– получить быстрый и удобный доступ в распределенном режиме всех участников процесса к документам в соответствии с их полномочиями.

В 2011 году специалисты OOO «Электронное ДЕЛО» провели работы по обеспечению безопасного функционирования СЭД, в рамках которых:

– обеспечена интеграция механизма электронной цифровой подписи в систему автоматизации делопроизводства Минтранса с использованием опции «ЭЦП и шифрование» ПО «Электронное ДЕЛО»;
– разработана технология подготовки проектов документов, их согласования и утверждения в электронном виде;
– проведено обучение всех сотрудников Министерства новой технологии работы в системе. Обучение руководителей проводилось индивидуально;
– для каждой категории пользователей были подготовлены инструкции, в которых изложены функции и возможности работы в системе.

Все сотрудники Министерства получили возможность работать в системе под своими учетными записями и на своих виртуальных «рабочих столах».
Быстрое развитие обмена электронными документами в Минтрансе оказалось невозможным без вовлечения руководства в работу в СЭД. Требованием времени является и высокая мобильность таких сотрудников при рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов. Решением данных проблем в Минтрансе стало внедрение подсистем «Дело-web» и «АРМ руководителя».

Подсистема «Дело-web» позволяет удаленно работать в системе электронного документооборота одному из заместителей Министра, который одновременно является директором Департамента «Белавтодор» и физически находится вне центрального аппарата.

Подсистема «АРМ руководителя» разработана специально для высших должностных лиц организаций и предоставляет возможность работать в off-line режиме с последующей синхронизацией с СЭД. Упрощенный интерфейс позволяет руководителю сосредоточиться только на своих конкретных обязанностях: рассмотрение, согласование, визирование и подписание документов. Ввод голосовых комментариев дает возможность оперативно доносить дополнительную информацию сотрудникам Министерства.

Организация системы ведомственного электронного документооборота в структуре Минтранса обеспечит:

– оперативность отправки корреспонденции в неограниченное количество организаций и сокращение финансовых расходов на отправку писем;
– экономию времени на поиск документов;
– прозрачность процесса согласования и утверждения документов;
– сокращение временных и финансовых расходов на согласование проектов документов;
– организацию хранения электронных документов в соответствии с законодательством.

Интеграция системы автоматизации делопроизводства Минтранса с отраслевой системой электронной цифровой подписи позволит исключить ведомственный «бумажный» документооборот и реализовать информационный обмен юридически значимыми электронными документами в рамках отрасли на базе единой программной платформы при подключении подведомственных организаций.