Успешно завершены работы по внедрению СЭД «Электронное ДЕЛО» во всех подразделениях ОО «БелТИЗ»

Первый успешный опыт по внедрению СЭД "Электронное ДЕЛО"в ОО "БелТИЗ" был получен ещё весной ушедшего года. В центральном аппарате этой масштабной организации была полностью автоматизирована работа канцелярии, включая не только регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, а также все возможные действия с ними (печать внутренних реестров, списание документов в дела и т.д.).

После первых недель эксплуатации преимущества использования электронного документооборота стали настолько явными, что руководством организации было принято решение расширить систему и внедрить СЭД "Электронное ДЕЛО" во всех подразделениях ОО "БелТИЗ". Ввиду сильной территориальной разрозненности и отсутствия стабильного подключения к сети, а также уменьшения нагрузки на сервера центрального аппарата, было принято решение провести обследование (в том числе удалённое) и развернуть СЭД в каждом подразделении отдельно, организовав связь между базами данных по электронной почте.

Постановка задачи очень непростая, так как ОО "БелТИЗ" это товарищество в составе 17 самостоятельных предприятий в том числе:

• Брестская областная организация;
• Витебская областная организация;
• Гомельская областная организация;
• Гродненская областная организация;
• Минская областная организация;
• Могилевская областная организация;
• ЧУП «Вертекс-Брест»;
• ЧУП «Контакт-Бобруйск»;
• ЧУП «Светоприбор»;
• ЧУП «Светотехника»;
• ЧУП «Тифлос»;
• ЧУП «Элект»;
• ЧУП «ЭлКис»;
• ЧУП «Энва»;
• ЧУП «Эфатон»;
• ЧУП «Ямполь-Слуцк».

Так как с целью удешевления проекта, по договоренности с руководством головной компании ОО "БелТИЗ", внедрение производилось без выезда к заказчикам.

Специалисты компании "Электронное ДЕЛО" применили уникальную технологию обследования и настройки системы по принципу удаленного анкетирования объектов.

Для отражения специфики документооборота каждого предприятия и унификации обмена документами были разработаны и получены от заказчиков специальные анкеты с комплектом документов.

На основании данных, полученных в анкетах, технологи системы "Электронное ДЕЛО" произвели настройку системы под условия документооборота каждого отдельного предприятия, включив в комплект поставки инструкции пользователя и системного администратора.

После настройки проведено тестирования всех баз данных на оборудовании ООО "Электронное ДЕЛО".

Следующим этапом внедрения системы являлось обучение пользователей и системных администраторов.

Поскольку количество пользователей оказалось достаточно большим, обучение проводилось группами на базе учебного компьютерного класса, предоставленного ОО "БелТИЗ". В первую очередь были обучены системные администраторы. Потом на протяжении 2-х дней проводилось обучение основных пользователей системы.

Следует отметить, что сразу после обучения, сотрудники начали осваивать систему на своих рабочих местах. Отдел технической поддержки оказывал помощь пользователям по "горячей линии".

С начала года большая часть объединенияполучила возможность перейти к ведению электронного документооборота. За этим, безусловно большим, достижением кроется огромная работа как со стороны исполнителя, так и усилия со стороны заказчика и долгие поиски наилучших решений.

В результате такая сложная структура как ОО "БелТИЗ" получила все преимущества ведения электронного документооборота во всех своих подразделениях.

Унификация учета и контроля за исполнением документов, а также интеграция с электронной почтой позволят ОО "БелТИЗ" экономить средства на обращение бумажных документов, а также повысят качество принимаемых управленческих решений.

Следует также отметить, что ООО "Электронное ДЕЛО" разработку и внедрение СЭД для ОО"БелТИЗ" обеспечило на льготных условиях.