Успешно завершено внедрение системы eDocLib 2.5.3 в УО Федерации профсоюзов Беларуси «Международный университет «МИТСО»

"Международный университет "МИТСО" это современный и динамично развивающийся ВУЗ, осуществляющий подготовку специалистов управленческого, экономического и юридического профиля.

ВУЗ располагает филиалами не только в столице, но и в областных центрах. С 2009-го года Международный университет "МИТСО" использует систему "ДЕЛО", внедрение которой было также проведено специалистами ООО "Электронное ДЕЛО". Сотрудники службы документационного обеспечения управления сразу увидели потенциал и удобство использования системы "ДЕЛО". Практически все документы на данный момент проходят регистрацию в системе электронного документооборота, начиная от входящей корреспонденции и заканчивая личными карточками студентов и их заявлениями.

Каждый день в системе регистрируется всё больше и больше документов и их общее количество и размеры базы данных растут всё быстрее и быстрее. Со временем количество актуальных документов становится лишь малой частью того, что хранится в системе электронного документооборота. Большое количество неактивных документов – это неизбежный итог ведения делопроизводства в течение нескольких лет, независимо от того, ведётся документооборот в бумажном или электронном виде.

При ведении делопроизводства в бумажном виде, рекомендуется документы, вышедшие из активного использования, помещать в архив. Естественно использовать аналогичную технологию работы и в случае электронного документооборота. Не смотря на простую постановку задачи, решение может оказаться нетривиальным. Всё дело в том, что система архивного хранения должна обладать столь же мощным функционалом в области поиска хранимых документов, как и полноценная СЭД. Но более важным, является требование к автоматической регистрации большого объёма документов без потери значимой информации.

Для этой задачи была выбрана ECM-система eDocLib 2.5.3. О достоинствах этой системы можно говорить долго. Конечно, простое хранение документов это лишь малая часть возможностей системы eDocLib, но главной особенностью этого программного продукта является возможность простой интеграции с другими системами. В частности, для загрузки документов из системы "ДЕЛО" использовался формат xml.

Весь процесс был построен следующим образом:

- отбор и подготовка документов к выгрузке и последующему удалению;
- экспорт документов в xml формат, а также прикреплённых к карточкам документов файлов средствами ПО "ДЕЛО 8.10";
- импорт информации, экспортированной из СЭД, в систему eDocLib 2.5.3.

Были разработаны соответствующие инструкции и проведено обучение работе по данной технологии. В данный момент все документы, утратившие свою важность или документы, которые можно передать на архивное хранение, могут быть переданы на хранение в систему eDocLib. Таким образом, все пожелания и потребности клиента касательно организации документооборота были удовлетворены. Желаем успехов учреждению образования Федерации профсоюзов Беларуси "Международный университет "МИТСО" и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество!