В ОАО «Белгорхимпром» внедрена системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО»

Открытое акционерное общество «Белгорхимпром» создано в 1996 году в процессе приватизации государственной собственности Белорусского научно-исследовательского и проектно- конструкторского института горной и химической промышленности «Белгорхимпром» для решения вопросов, связанных с развитием калийной промышленности в Республике Беларусь.

Сегодня ОАО «Белгорхимпром» занимает ведущее место в научном и проектном обеспечении калийной промышленности. Организация сотрудничает более чем с 70 предприятиями горно-химической отрасли в Европе и на постсоветском пространстве.

Столь широкая география контактов требует оперативного и эффективного документационного обеспечения управленческих процессов. Не случайно, подразделение, занимающееся вопросами управления документами в организации, называется «Сектор документационного обеспечения и служба качества».

Стремясь максимально использовать возможности, предоставляемыми на сегодняшний день информационными технологиями, в 2012 году ОАО «Белгорхимпром» приняло решение об автоматизации делопроизводства на базе платформы «Электронное ДЕЛО».

В ходе внедрения была автоматизирована работа канцелярии, а также секретарей и помощников руководителей:

- разработаны схемы движения различных типов организационно-распорядительных документов, структура и виды взаимосвязей между ними;
- проведена установка и настройка системы;
- проведено индивидуальное обучение специалистов;
- доработаны под заказчика выходные формы.

Внедрение СЭД «Электронное ДЕЛО» позволило организовать:

- переход от журнальной формы регистрации документов к автоматизированной, обеспечивший быструю и удобную регистрацию входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов с помощью развернутой системы различных справочников;
- оперативный контроль исполнения поручений по документам;
- удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки;
- формирование отчетов по документообороту.

Кроме того, особенностью внешней переписки организации является большой процент официальных писем, поступающих и отправляемых по электронной почте, в том числе в адрес нескольких корреспондентов одновременно. Эти операции были полностью автоматизированы, так как СЭД «Электронное ДЕЛО» представляет удобный механизм для работы с электронной почтой.

После запуска системы в эксплуатацию для пользователей проводились консультации, в том числе и на территории заказчика.

Внедрение СЭД осуществили высококвалифицированные сотрудники компании ООО «Электронное ДЕЛО».