Разработка системы электронного документооборота и хранения документов государственного реестра НИОКТР в ГУ «БелИСА»

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 25 мая 2006г. №356 государственную регистрацию научно-исследовательских, опытно-конструкторских и опытно-технологических работ (НИОКТР) в Республике Беларусь осуществляет ГУ «Белорусский институт системного анализа и информационного обеспечения научно-технической сферы» (ГУ «БелИСА»). В настоящее время в ГУ «БелИСА» зарегистрированы и хранятся регистрационные документы по более 55 тыс. НИОКТР, а также – результирующая документация по ним (около 35 тысяч единиц).

Целью выполнения работы является автоматизация документооборота, сопутствующего приемке документов от Заявителя, проведению процедур экспертизы и передачи их на регистрацию в Государственном реестре НИОКТР.

При автоматизации данного объекта, одной из основных  задач является соблюдение формальных правил обработки документов при проведении экспертизы и строгий контроль за сроками, установленными законодательно, на проведение каждой процедуры.

Работы по проведению автоматизации документооборота в БелИСА, состоят из следующие этапы:

• провести анализ существующей системы документооборота ГУ «БелИСА» существующей технологии работы с документами;
• разработать перечень автоматизированных функций пользователей системы в соответствии с технологией обработки документов, входные и выходные данные, требования к составу, функциям и алгоритмам работы автоматизированной системы документооборота;
• разработать технические требования и технологические решения по формированию отчетных форм;
• разработать архитектуру и структуру хранилища данных документов и архива документов во взаимосвязи с номенклатурой дел отдела НИОиР;
• определить требования и провести конфигурирование, настройку и доработку программной платформы системы электронного документооборота в соответствии с регламентными процедурами обработки документов на основе лицензионного инструментального базового программного обеспечения;
• разработать эксплуатационную документацию, а также регламент функционирования и организации работы отдела НИОиР в системе электронного документооборота, методики и технологические решения по обеспечения процедур государственной регистрации;
• провести работы по вводу системы в опытную эксплуатацию.