Завершен первый этап работ по созданию системы корпоративного электронного документооборота в ЗАО «АКБ «Белросбанк»

Работы по внедрению СЭД «"Электронное Дело» в Банке начались в ноябре 2008 г. с проведения обследования системы управленческого документооборота.

На основании полученных данных были разработаны схемы движения различных типов организационно-распорядительных документов, структура и вид взаимосвязей между ними; определены ключевые фигуры, участвующие в процессе. При настройке системы разработанные схемы были реализованы с учетом оптимизации процессов подготовки и движения документов.

В ходе выполнения работ были автоматизированы рабочие места сотрудников отдела документационного обеспечения и руководителей всех уровней. Особенностью автоматизации ЗАО «АКБ «Белросбанк» является построение сложной децентрализованной системы документооборота. Головной офис и центры банковских услуг (ЦБУ), расположенные удаленно, включены в единую систему документооборота, которая работает в распределенном режиме. В центрах банковских услуг автоматизированы рабочие места для регистрации документов ЦБУ,  в том числе в электронном виде ведется учет обращений граждан и  записей из книг замечаний и предложений в соответствии с законодательством.

В феврале 2009 г. в Банке была начата опытная эксплуатация  системы электронного документооборота. На сегодняшний день в подразделениях банка установлено около 140 автоматизированных рабочих мест.

Внедрение СЭД «Дело» в ЗАО «АКБ «Белросбанк» позволило:

- создать единую систему учета, обработки и передачи на исполнение организационно-распорядительных документов, исключающую двойную регистрацию и увеличивающую оперативность исполнения;
- организовать работу с проектами внутренних документов, что позволило типизировать и оптимизировать процесс подготовки докладных записок;
- усилить контроль за исполнением документов;
- организовать быстрый и удобный доступ в распределенном режиме всех участников процесса к документам;
- получать всевозможные аналитические сводки и отчетные документы (в том числе о загруженности подразделений и специалистов, о состоянии подготовки и исполнения документов).

В рамках проведения работ производится подключение и автоматизация функций новых пользователей системы, их обучение по индивидуальным схемам и графикам. Кроме того, предусматривается расширить для пользователей системы возможности работы с индивидуальными проектами и личными документами с учетом персональных пожеланий.

Для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов Банка планируется:

- разработать новые шаблоны, автоматически формирующие заполненные бланки типовых документов;

- автоматизировать технологический процесс подготовки и согласования договорных документов.

Для реализации юридически значимого электронного документооборота планируются  также работы по внедрению опции «ЭЦП и шифрование».