Крупное предприятие в Европе по добыче и переработке плотных горных пород РУПП «Гранит» переходит на использование СЭД «Электронное ДЕЛО»

О клиенте

Еще одним предприятием, перешедшем в 2012 году на работу в СЭД «Электронное ДЕЛО» стало Республиканское унитарное производственное предприятие «Гранит» (РУПП «Гранит») – одно из крупнейших в Европе предприятий по добыче и переработке плотных горных пород. РУПП «Гранит» имеет стратегическое значение для экономики Республики Беларусь, потому что гранитный щебень незаменим в гражданском и промышленном строительстве при возведении долговечных сооружений: мостов, дорог, бетонных конструкций, зданий. Продукция предприятия уже не одно десятилетие пользуется спросом на внутреннем и внешних рынках.

Цель и задачи проекта

В 2012 году с приходом на должность нового генерального директора Эдуарда Геннадьевича Гаврилковича было принято решение об автоматизации документооборота предприятия. В качестве платформы предприятие выбрало одну из наиболее популярных в стране систем класса СЭД/ECM – «Электронное ДЕЛО», адаптированную под отечественное законодательство решение на базе СЭД «ДЕЛО» (компания «ЭОС», РФ). Работы по всему проекту выполняли специалисты компании ООО «Электронное ДЕЛО».

Цель внедрения – объединение всех структурных подразделений (в том числе и удаленных) в корпоративной системе электронного документооборота с единой технологией работы с документами и поручениями. На первом этапе руководством предприятия были поставлены следующие задачи по внедрению СЭД:

- автоматизировать регистрацию организационно-распорядительных документов в канцелярии;
- гарантировать оперативную доставку документов и поручений в электронном виде в структурные подразделения (в том числе удаленные);
- повысить качество контроля исполнения поручений;
- создать оперативный архив документов с гибкими и широкими возможностями поиска;
- исключить потерю документов за счет хранения их в электронном виде в клиент-серверной системе;
- спроектировать и настроить систему доступа пользователей к объектам системы, в соответствии с должностными обязанностями и ограничениями, установленными в нормативных документах.

Реализация

К моменту внедрения на предприятии уже имелась ERP-система. Однако она не позволяла реализовать все задачи по автоматизации управленческого документооборота. За годы работы предприятия в ERP-системе справочник контрагентов пополнился более чем 16 тыс. записей. Для продолжения использования данной информации в системе электронного документооборота записи были экспортированы в справочник СЭД «Электронное ДЕЛО». Как результат, специалисты канцелярии получили работающую систему без необходимости самостоятельно пополнять базу контрагентов при регистрации документов.

Перспективы развития

Построение полноценной системы электронного документооборота любой организации возможно при максимальном вовлечении управленческого персонала (руководители, специалисты) в работу в системе. Это является первоочередной задачей РУПП «Гранит» на ближайшую перспективу. Еще один этап - расширение перечня обрабатываемых документов (договоры, заявки и т.д.) в системе и количества технологических операций с ними (согласование, работа с электронно-цифровой подписью).

СЭД «Электронное ДЕЛО» поддерживает все сценарии работы с документами и позволяет организациям экономно и эффективно масштабироваться на неограниченное количество пользователей, в том числе и с помощью конкурентных лицензий.