«Белавтодор» масштабирует систему электронного документооборота

Не секрет, что внедрение системы электронного документооборота в государственных органах имеет свои особенности. С одной стороны, проект упрощается за счет наличия устоявшейся за десятилетия технологии работы с документами и наличием формализованных маршрутов их движения, а с другой стороны, возможны некоторые трудности с обучением сотрудников, привыкших работать по-старинке. Поэтому на успешность внедрения не в последнюю очередь влияет инициативность самой организации и наличие энергичных и квалифицированных кадров, способных оказать содействие вендору во время начала эксплуатации системы.

При этом следует учитывать, что переход на новые информационные технологии ни в коем случае не отменяет необходимости соблюдать требования нормативных правовых актов в сфере делопроизводства и архивного дела. От заказчика также зачастую требуется пересмотреть существующие внутренние регламенты работы с документами с учетом новых открывшихся возможностей.

Удачным примером реализации подобного проекта можно назвать Департамент «Белавтодор» Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь.

Реализация данного проекта началась в 2010 г., когда Департамент выбрал систему «Электронное ДЕЛО» для создания корпоративной системы документооборота и организации управления документами в электронном виде. На первом этапе были автоматизированы рабочие места канцелярии и специалистов, ответственных за делопроизводство в подразделениях. Это позволило автоматизировать функций по учету и контролю исполнения документов с учетом унифицированной технологии. Также во время реализации проекта был организован обмен документами в электронном виде между Департаментом и подведомственными организациями.

Следующим этапом развития СЭД стало вовлечение начальников подразделений Департамента в работу в системе. Увеличение количества одновременно работающих сотрудников в корпоративной СЭД помогло наладить более эффективный механизм доступа к документам и поручениям.

Дальнейшее вовлечение всех сотрудников Департамента в работу в единой информационной системе постепенно позволит перейти от автоматизации делопроизводства до организации полноценного электронного документооборота в корпоративном режиме.

Эффективность внедрения СЭД Департамента достигается за счет следующих ключевых составляющих:

- документы в электронном виде попадают на исполнение после утверждения проектов резолюций руководителями;
- в организации ведется единая база документов в электронном виде (исчезает необходимость постоянно обращаться в ведомственный архив организации, т.к. любой документ можно найти в системе по любому реквизиту или сочетанию реквизитов);
- все структурные подразделения объединены единой технологией работы с документами;
- просмотр дерева поручений позволяет оперативно определять конечного исполнителя по документу и контролировать исполнение поручения;
- для руководителей появляется удобная возможность отслеживать загруженность сотрудников и перераспределять при необходимости их обязанности, а также собирать статистические данные для дальнейшего их анализа.

С уверенностью можно сказать об успешности данного проекта. Во многом этого удалось добиться благодаря конструктивному взаимодействию специалистов ООО «Электронное ДЕЛО» и специалистов-предметников Департамента «Белавтодор».