В Отделе оформления рекламы КУП «МИНСКРЕКЛАМА» завершаются работы по внедрению системы электронного документооборота

Для автоматизации делопроизводства КУП "Минскреклама" было выбрано программное обеспечение «Электронное ДЕЛО».

Перед началом работ для специалистов Центра были поставлены следующие цели:

• Автоматизация учета заявлений для получения разрешения на размещение средства наружной на основе заявительного принципа "одно окно";
• Автоматизация изготовления и учета паспортов средств наружной рекламы и паспортов рекламы на транспортных средствах, в пределах установленных границ города Минска на любом техническом средстве, в том числе и на транспорте, зарегистрированном в г. Минске;
• Отражение процедуры согласования паспорта средства наружной рекламы в органах управления архитектурной, градостроительной и строительной деятельностью местного исполнительного и распорядительного органа;
• Организация оперативного контроля за сроками согласования;
• Организация учета организационно-распорядительных документов, направляемых на исполнение из территориально-удаленного аппарата управления;
• Автоматическое формирование производственного отчета по изготовленным паспортам;
• Повышение оперативности и качества работы с документами;
• Автоматизация учета и печати договоров на размещение (распространение) наружной рекламы.

Вся работа по внедрению была разделена на четыре этапа.

Первый этап заключался в обследовании порядка подачи и рассмотрения документов и предоставлении права на размещение средства наружной рекламы. Были разработаны схемы движения документов.

На втором этапе система была установлена. Последовали работы по заполнению справочников, описанию прав и регистрации пользователей. Начались работы по разработке шаблонов для вывода на печать паспортов, договоров, сопроводительных писем. Пользователи прошли обучение. С этого момента началась опытная эксплуатация системы «Электронное Дело».

Промышленная эксплуатация системы началась на третьем этапе. Основными элементами этого этапа стала регистрация заявлений, учет и изготовление паспортов, отражение процедуры согласования, а также контроль над соблюдением установленных законодательством сроков.

На текущий момент к системе подключаются специалисты договорной группы.