«Электронное ДЕЛО» - программный комплекс, разработанный на базе платформы «ДЕЛО» (Российская Федерация) и адаптирован под нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела Республики Беларусь.
«Электронное ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию традиционного делопроизводства, так и полноценное управление электронными документами (в том числе и предметного контура организации). Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям управления организацией.
«Электронное ДЕЛО» - масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организации любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Возможность использования конкурентных лицензий позволяет организовать эффективный доступ к системе пользователям, обрабатывающим незначительное количество документов с экономией денежных ресурсов для организации.
Особенность системы – возможность реализации в базовой поставке всех основных задач организации по управлению документами.
Общие характеристики:
• возможность автоматизировать как управленческий, так и специализированный контур документооборота организации, адаптировать систему под требования заказчика (настраиваемость системы);
• организация удаленного доступа с помощью web-интерфейса (ДЕЛО-WEB);
• мобильная работа руководителей и специалистов в on-line и off-line режиме;
• использование широко применяемых технологических платформ (Oracle, MS SQL);
• обеспечение необходимого уровня защиты информации;
• поддержание полного цикла работы с проектами документов;
• возможность интеграции с другими программными продуктами;
• возможность массового перевода документов в электронный вид с прикреплением электронного образа документа к регистрационной карточке (сканирование, поточное сканирование);
• простой в работе и интуитивно понятный интерфейс.
Область применения:
• автоматизация работы канцелярии/секретариата;
• организация смешанного бумажно-электронного документооборота в масштабах организации (в том числе и филиалов);
• внедрение полного электронного документооборота (безбумажных технологий) с использованием ЭЦП;
• организация управления фондом технической документации (стандарты, ТНПА и т.д.);
• автоматизация работы ведомственного архива организации.
ПРЕИМУЩЕСТВА
Для руководителей различных уровней:
- быстрый поиск документов, поручений и другой информации;
- воссоздание «виртуального рабочего места» руководителя – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами;
- упорядочение массивов документов, требующих ознакомления, визирования и подписания, наложения резолюций, контроля исполнения и т.п., путем распределения их по специальным папкам внутри кабинета;
- унификация процессов работы с документами в организации;
- широкие возможности ограничения доступа сотрудников к документам, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией;
- существенное сокращение сроков согласования и прохождения документов и, как следствие, значительное ускорение процесса принятия важнейших управленческих решений;
- получение сводных аналитических отчетов, в том числе по исполнительской дисциплине;
- специализированные мобильные решения с адаптированным интерфейсом.
Для сотрудников канцелярии, делопроизводителей:
-быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
- контроль сроков исполнения документов и самостоятельных поручений;
- удобный и быстрый поиск документов и поручений;
- полнотекстовый поиск по распознанным документам;
- программное формирование реестров внешней и внутренней отправки документов;
- автоматическая надпечатка конвертов;
- программное формирование отчетов по документообороту организации и по исполнению документов, как в подразделениях, так и по каждому сотруднику в отдельности;
- организация оперативного хранения документов с возможностью передачи в обособленную подсистему «Архивное ДЕЛО».
Дополнительные преимущества для госорганов Республики Беларусь:
- интеграция с почтой госорганов Mailgov и Системой межведомственного электронного документооборота (СМДО);
- программное формирование отчета по документообороту в соответствии с формой, утвержденной Национальным статистическим комитетом (возможность выбора критериев формирования отчета);
- программное формирование отчета по обращениям граждан и юридических лиц, предоставляемого в аппарат Совета Министров (возможно использование для внутриведомственной аналитической работы).
Сотрудники компании принимают активное участие в рабочей группе по вопросам интеграции ведомственных систем электронного документооборота с системой межведомственного электронного документооборота.
СЭД «Электронное ДЕЛО» обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.
Система «ДЕЛО», и решения, созданные на ней, эффективно используют более 200 организаций Республики Беларусь и более 5700 в России, Украине, Казахстане. Система способна обеспечить электронный документооборот любого предприятия и любой организации, а также повысить эффективность и качество работы сотрудников с документами. Это, в свою очередь, оптимизирует бизнес-процессы организации любого профиля и масштаба.
С помощью системы возможно создание единого информационного пространства между системами, не связанными друг с другом, на основе сервера электронного взаимодействия (СЭВ).
Использование методов криптографической защиты информации (ЭЦП и шифрование) позволит организовать защищенный юридически значимый документооборот.
СЭД «Электронное ДЕЛО» отличается полной функциональностью и технической завершенностью решения, доступной сразу после ее покупки. Она уже содержит каждую из функций, необходимых для организации управления документами на высоком уровне.
Наличие открытого API-интерфейса обеспечивает возможность интеграции системы «Электронное ДЕЛО» с любыми информационными системами и бизнес-программами, используемыми организацией-заказчиком.
ОПЦИИ И ПОДСИСТЕМЫ
Опция «ДЕЛО-WEB - полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, позволяющий работать с документами через Internet/Intranet. Подробнее
Опция «Сканирование» предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК. Для распознавания текста и преобразования файла в текстовый формат необходим пакет FineReader, если в распознавании нет необходимости, то для сканирования достаточно использовать TWAIN-драйвер сканера.
Опция «Утверждение и согласование документов» обеспечивает подписание файлов, прикрепленных к регистрационной карточке, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте, системе межведомственого взаимодействия с использованием средств криптографической защиты информации.
Опция «Мониторинг кабинетов» позволяет отслеживать появление новых документов в кабинетах, доступных пользователю системы «Электронное ДЕЛО». Подробнее
Опция «Оповещения и уведомления» – данная опция служит для своевременного извещения через электронную почту сотрудников о приходе нового документа, поручения и т.д..
Подсистема «Управление процессами» - эта опция помогает специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные бизнес-процессы (например, произвольные процедуры согласования документов и т.п.).
Подсистема «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ) предназначена для автоматизации обмена документами между организациями-участниками электронного документооборота (самостоятельные системы электронного документооборота), а также для обеспечения прозрачности обработки документов в этих организациях.
