Система «Архивное дело» –  программное обеспечение, обеспечивающее ведение, учет и хранение документов архивного фонда организации в соответствии с нормативно-методической базой по делопроизводству и архивному делу Республики Беларусь.

«Архивное дело» обеспечивает существенную экономию времени на поиск документов, длительное хранение документов без потери их качества, снижение стоимости хранения документов, широкие возможности для обработки больших массивов документной информации.

"Архивное дело" интегрировано с программным продуктом "Электронное ДЕЛО" в части импорта-экспорта информации (дел и документов, справочников, номенклатуры дел). Система полностью отвечает требованиям республиканского законодательства в области формирования и ведения архивного фонда.
 
ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ СИСТЕМЫ:
- Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.
- Учет различных видов документов.
- Хранение карточек и электронных образов документов
- Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.
- Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела
- Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.
- Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.
 
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:
- автоматизация процессов формирования и оформления дел для последующей передачи в архив организации;
- ведение и учет архивных дел и документов;
- составление номенклатуры дел. 
ПРЕИМУЩЕСТВА: 
- Удобный интерфейс
- Архив электронных документов
- Web-доступ 
- Поточное сканирование
- Современные технологические решения
- Полное соответствие требованиям действующих стандартов в области архивного дела, а также правилам и приемам, используемым в практике отечественных предприятий
- Настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя
- Возможность структурированного описания любого документа организации
- Постоянное развитие и техническая поддержка
- Интеграция с системой «ДЕЛО».

ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ:
"Архивное дело" – реализует функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.
1. Ввод документов в систему:
• Регистрация дел и документов – создание архивной регистрационной карточки с использованием настраиваемых системных справочников.
• Прием исполненных документов из программного продукта "Электронное ДЕЛО" для формирования и оформления дел. 
• Загрузка дел и документов из систем электронного документооборота.
• Возможность работы с электронными образами (файлами документов).
• Перевод бумажного архивного фонда в электронный вид с помощью опции "Поточное сканирование".
• Оформление дел (единиц архивного хранения), включая автоматизированный расчет количества листов дела и разбивку дел на тома, оформление обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя.
• Уменьшение числа возможных ошибок и обеспечение единообразия в представлении данных, хранимых в подсистеме.
2. Автоматизированная подготовка номенклатуры дел:
• Создание номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры для организации на основе ранее введенной номенклатуры.
• Формирование номенклатуры дел путем загрузки информации, содержащейся в предварительно подготовленном файле установленного формата.
3. Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел.
4. Учет и контроль движения дел и документов:
Система "Архивное дело" позволяет отслеживать все перемещения дел и документов: выдачу на руки, возврат и выбытие, формировать карты-заместители на выданные дела и документы и листы использования.
5. Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.
6. Формирование основных отчетных форм в соответствии с законодательством:
7. Поиск документов в архиве обеспечивается по:
• по реквизитам дел;
• по реквизитам документов;
• полнотекстовый поиск по файлам документов;
• комбинированный поиск по сочетанию этих критериев.
  
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОПЦИИ:
• Опция «Поточное сканирование»  - массовый перевод документов в электронный вид и помещение электронных образов в базу данных системы.
Опция «Поточное сканирование» предоставляет возможность организациям с большим документопотоком массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.
Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки. 
В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и  обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим архивным карточкам.

• Опция «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный доступ пользователя к электронному архиву. Работа с опцией характеризуется простотой доступа к делам и документам, удобством их использования. «Читальный зал» имеет широкие возможности поиска дел и документов, а также коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система разграничения прав доступа читателей к информации в зависимости от их полномочий. Опция предназначена для информационно-справочного обслуживания пользователей электронного архива документов.
«Читальный зал» автоматизирует доступ к архивным карточкам дел и документов, электронным образам документов. При этом функции «Читального зала» позволяют:
• просматривать содержимое архивных фондов, дел и документов;
• регламентировать доступ каждого читателя к тем или иным электронным ресурсам;
• создавать и вести общие и личные папки пользователей, куда помещаются отобранные пользователями дела и документы;
• осуществлять поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию.
 
ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ:

Требования к серверной части
Требования к серверной части определяются выбранной платформой (Windows 2000 Server / Windows 2003 Server), требованиями СУБД ORACLE 9i (версии 9.2.0.4 или выше) или MS SQL Server 2000 (SP4), предполагаемым количеством пользователей системы  «АРХИВНОЕ ДЕЛО», документооборотом организации.
Минимальная стартовая конфигурация, рассчитанная на 10 пользователей, предполагает установку всех компонент на один сервер.

Требования к серверу БД:
• Процессор Pentium 4;
• Оперативная память не менее 2 Гб;
• Свободное пространство на жестком диске – не менее 15 Гб.
На сервере должны быть установлены:
• Операционная система Windows 2000 Server / Windows 2003 Server / Windows 2008 Server
• Internet Information Server
Внимание! Рекомендуемая конфигурация Internet Information Server: Default Web Site, протокол TCP/IP, порт 80.
• Index Server
• СУБД (ORACLE 9i (версии 9.2.0.4 или выше) , СУБД ORACLE 10g (release 2), MS SQL Server 2000 (SP4), MS SQL Server 2005 (SP2) либо MS SQL Server 2008.
• Microsoft .NET Framework 3.5 SP1
Возможна установка системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» на два сервера. При этом на один сервер устанавливается СУБД 9i (версии 9.2.0.4 или выше) или СУБД ORACLE 10g (release 2), операционная система – любая, на которой функционируетСУБД Oracle, на второй:
• Операционная система Windows 2003 Server / Windows 2008 Server
• Internet Information Server
• Index Server
• Клиентская часть СУБД ORACLE 9i или ORACLE 10g, настроенная на экземпляр СУБД ORACLE, в котором создана схема АРХИВА
• Microsoft .NET Framework 3.5 SP1

Требования к клиентской части:
Для установки клиентской части системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» требуется компьютер со следующими характеристиками:
• Процессор Intel Celeron с частотой не менее 2 ГГц,
• Оперативная память не менее 512 Мб,
• Свободное пространство на жестком диске – не менее 200 Мб.
Программа работает под управлением Windows 2000 Professional, Windows XP Professional (SP3), Windows Vista (SP1).
Программа требует наличия на компьютере установленной и настроенной клиентской части СУБД ORACLE версии 9i или 10g
(SQL*Net и Required Support File) или клиентской части СУБД MS SQL Server соответствующей версии.
Для использования всех функциональных возможностей системы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» на рабочей станции должны быть
установлены: MS Internet Explorer 6.0 SP1, текстовый редактор MS Word 2000, MS Excel 2000 (или более поздние версии
перечисленных программ).
Для использования опции сканирования и для работы подсистемы «Поточное сканирование» необходимо установить на рабочую станцию программу FineReader 7.0 Scripting Edition.
Минимальное разрешение экрана – 800х600, 256 цветов (рекомендуется 1024х768, High Color).
К компьютерам, пользователи которых будут обращаться к информации системы только посредством опции «Читальный  зал» (клиентская часть системы на таких компьютерах не устанавливается) предъявляются следующие требования:
• Процессор Pentium 4 и выше;
• Оперативная память не менее 512 Мб;
• Жесткий диск не менее 40 Гб;
• Программное обеспечение: Windows 2000 Professional, Windows XP Professional, Windows Vista, Internet Explorer 6.0 SP1, MS Office 2000/XP/2003/2007или более поздние версии перечисленных программ).