Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО» (СЭД «Электронное ДЕЛО») предназначена для учета и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства.

Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» может использоваться для:

  • создания электронного архива организации;
  • автоматизации деятельности работников архивной службы организации;
  • автоматизации деятельности работников служб ДОУ в части ведения номенклатуры дел, а также формирования и оформления дел для последующей их передачи на архивное хранение.

Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО»интегрирована с СЭД «Электронное ДЕЛО» в части импорта-экспорта информации (дел и документов, справочников, номенклатуры дел). В настоящее время подсистема дорабатывается под текущие требования законодательства в сфере архивного хранения документов в электронном виде.

Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» может использоваться как самостоятельная система при условии соблюдения требований к загрузке данных.

Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников служб ДОУ:

• ведение номенклатуры дел;

• формирование и оформление дел;

• поиск дел и документов, находящихся на формировании и подготовленных к сдаче в архив.

Подсистема обеспечивает автоматизацию следующих функциональных обязанностей работников архивных служб:

• ведение номенклатуры дел;

• формирование и оформление дел;

• прием дел на архивное хранение;

• систематизация дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища;

• поиск дел и документов, подготовленных к сдаче в архив, а также находящихся на архивном хранении;

• выдача дел во временное пользование, контроль движения дел;

• проведение экспертизы ценности (контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению);

• ведение сводных описей дел.

ОБЩИЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПОДСИСТЕМЫ:

- Гибко настраиваемая классификация дел и рубрикация документов.

- Учет различных видов документов.

- Хранение карточек и электронных образов документов.

- Возможность выполнять все операции по обслуживанию бумажных архивов организации: ведение и учет документального архивного фонда организации.

- Учёт и контроль движения дел, ведение карты-заместителя на выданные дела.

- Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению.

- Поиск дел и документов по любым реквизитам карточек, а также реквизитам видового описания документов, включая поиск по тексту прикрепленных файлов.

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ:
- автоматизация процессов формирования и оформления дел для последующей передачи в архив организации;

- ведение и учет архивных дел и документов;

- составление номенклатуры дел. 

ПРЕИМУЩЕСТВА: 
- Удобный интерфейс

- Возможность создания архива документов в электронном виде

- Web-доступ 

- Поточное сканирование для массового перевода бумажных документов в электронный вид

- Настраиваемая схема классификации дел и документов в соответствии с потребностями конкретного пользователя

- Возможность структурированного описания любого документа организации

- Современные технологические решения

- Интеграция с СЭД «Электронное ДЕЛО»

- Постоянное развитие и техническая поддержка

- Полное соответствие требованиям действующих стандартов в области архивного дела, а также правилам и приемам, используемым в практике отечественных предприятий, после доработки подсистемы

ФУНКЦИИ ПОДСИСТЕМЫ:

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» – реализует функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

1. Ввод документов в систему: 

• Регистрация дел и документов – создание архивной регистрационной карточки с использованием настраиваемых системных справочников. 

• Прием исполненных документов из СЭД «Электронное ДЕЛО» для формирования и оформления дел.

• Загрузка дел и документов из систем электронного документооборота. 

• Возможность работы с электронными образами документа (файлами документа).

• Перевод бумажного архивного фонда в электронный вид с помощью опции "Поточное сканирование". 

• Оформление дел (единиц архивного хранения), включая автоматизированный расчет количества листов дела и разбивку дел на тома, оформление обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя. 

• Уменьшение числа возможных ошибок и обеспечение единообразия в представлении данных, хранимых в подсистеме.

2. Автоматизированная подготовка номенклатуры дел:

• Создание номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры для организации на основе ранее введенной номенклатуры. 

• Формирование номенклатуры дел путем загрузки информации, содержащейся в предварительно подготовленном файле установленного формата. 

3. Группировка дел в пределах фонда, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел.

4. Учет и контроль движения дел и документов: подсистема позволяет отслеживать все перемещения дел и документов (выдачу на руки, возврат и выбытие, формировать карты-заместители на выданные дела и документы и листы использования). 

5. Экспертиза ценности документов, включая отбор документов на государственное хранение, контроль сроков их хранения; выделение дел к уничтожению. 

6. Формирование основных отчетных форм. 

7. Поиск документов в архиве обеспечивается: 

• по реквизитам дел; 

• по реквизитам документов; 

• полнотекстовый поиск по файлам документов; 

• комбинированный поиск по сочетанию этих критериев.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОПЦИИ:

• Опция «Поточное сканирование»  - обеспечивает возможность массового перевода документов на бумажном носителе в электронный вид и помещение электронных копий документов на бумажном носителе в хранилище подсистемы. Использование опции в организациях с большим документопотоком значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.

Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.

В процессе сканирования и распознавания подсистема анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные электронные копии документов автоматически прикрепляются к соответствующим архивным карточкам.

• Опция «Читальный зал» обеспечивает как локальный, так и удаленный доступ пользователя к электронному архиву. Работа с опцией характеризуется простотой доступа к делам и документам, удобством их использования. «Читальный зал» имеет широкие возможности поиска дел и документов, а также коллективной работы с электронными ресурсами. При этом действует система разграничения прав доступа читателей к информации в зависимости от их полномочий. Опция предназначена для информационно-справочного обслуживания пользователей электронного архива документов.  «Читальный зал» автоматизирует доступ к архивным карточкам дел и документов, а также электронным образам документа (файлам документа). При этом функции «Читального зала» позволяют:

• просматривать содержимое архивных фондов, дел и документов;

• регламентировать доступ каждого читателя к тем или иным электронным ресурсам;

• создавать и вести общие и личные папки пользователей, куда помещаются отобранные пользователями дела и документы;

• осуществлять поиск дел и документов по их атрибутам и содержанию.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДСИСТЕМЕ «АРХИВНОЕ ДЕЛО» ВЕРСИИ 5.1

(готовится к выпуску в первом квартале 2020г., к моменту выпуска версии технические требования могут быть скорректированы):

Подсистема «АРХИВНОЕ ДЕЛО» поставляется в варианте для установки под СУБД ORACLE 11g (release 2) / 12c или MS SQL Server 2008 R2 (SP3) / 2012 (SP3) / 2014 (SP1) / 2016 (SP1).

Программное обеспечение подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» состоит из серверной, клиентской частей и хранилища. В случае установки подсистемы на автономный компьютер все компоненты подсистемы устанавливаются на этот компьютер.

Требования к серверной части

Требования к серверной части определяются выбранной платформой (WindowsServer 2008 R2 SP1 / 2012 R2 / 2016), требованиями СУБД ORACLE 11g (release 2) / 12c или MSSQLServer 2008 R2 (SP3) / 2012 (SP3) / 2014 (SP1) / 2016 (SP1), предполагаемым количеством пользователей подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО», документооборотом организации.

Минимальная стартовая конфигурация, рассчитанная на 10 пользователей, предполагает установку всех компонентов на один сервер.

Требования к серверу БД:

• Процессор Quad Core (минимально один процессор Core Duo);

• Оперативная память 16 Гб (минимально 4 Гб);

• Жесткие диски 500 ГБ (минимально 50 Гб, размер жестких дисков определяется документооборотом организации. Вычисляется из расчета 50 Мб на системные нужды плюс по 2 Кб на каждую регистрационную карточку. Минимальный стартовый размер создаваемой БД – 50 Мб).

На сервере должны быть установлены:

• Операционная система WindowsServer 2008 R2 SP1 / 2012 R2 / 2016.

• Internet Information Server 7.5 / 8.5 / 10.

Рекомендуемая конфигурация Internet Information Server: Default Web Site, протокол TCP/IP, порт 80.

СУБД 11g (release 2) / 12c или MS SQL Server 2008 R2 (SP3) / 2012 (SP3) / 2014 (SP1) / 2016 (SP1).

• Microsoft .NET Framework 3.5 SP1, NET Framework 4.7.2, XML Parser 3 SP7 и XML Parser 4 SP2.

В случае установки подсистемы под СУБД Oracle требуется наличие на сервере установленной и настроенной СУБД Oracle версии 11g / 12c. Экземпляр БД Oracle должен быть создан с языковыми параметрами, поддерживающими русскую кодировку - CL8MSWIN1251.

В случае установки подсистемы под СУБД MS SQL Server требуется наличие установленной и настроенной СУБД MS SQL Server 2008 R2 (SP3) / 2012 (SP3) / 2014 (SP1) / 2016 (SP1) с видом сортировки DictionaryorderCase-Insensitive и кодовой страницей CyrillicGeneral (collation=Cyrillic_General_CI_AS). Режим авторизации должен быть выбран смешанный (Mixed Mode).

Возможна установка подсистемы «АРХИВНОЕ ДЕЛО» на два сервера. При этом на один сервер устанавливается выбранная СУБД (Oracle или MS SQL Server), операционная система – любая, на которой функционирует СУБД. На второй сервер устанавливаются:

• Операционная система WindowsServer 2008 R2 SP1 / 2012 R2 / 2016.

InternetInformationServer 7.5 / 8.5 / 10.

• Клиентская часть СУБД ORACLE 11g / 12c, настроенная на экземпляр СУБД ORACLE, в котором создана схема «Архивного Дела»

• Microsoft .NET Framework 3.5 SP1, .NET Framework 4.7.2, XML Parser 3 SP7 и XML Parser 4 SP2.

Требования к хранилищу

• Операционная система WindowsServer 2008 R2 SP1 / 2012 R2 / 2016.

• Internet Information Server 7.5 / 8.5 / 10.

• Microsoft .NET Framework 3.5 SP1, NET Framework 4.7.2

• ASP.NET Core/.NET Core: Runtime & Hosting Bundle (https://dotnet.microsoft.com/ download/dotnet-core/2.2 ).

JRE последней версии (https://www.java.com/ru/download/manual.jsp ).

• ElasticSearch (https://www.elastic.co/downloads/elasticsearch ).

Требования к клиентской части

Для установки клиентской части подсистемы требуется компьютер со следующими характеристиками:

• Процессор Core 2 Duo (минимум Pentium IV),

• Оперативная память не менее 1 Гб,

• Свободное пространство на жестком диске – не менее 200 Мб.

Программа работает под управлением Windows 7, Windows 8.1, Windows 10.

Программа требует наличия на компьютере установленной и настроенной клиентской части СУБД ORACLE 11g / 12c (включая Oracle OLEDB) или клиентской части СУБД MS SQL Server 2008 R2 (SP3) / 2012 (SP3) / 2014 (SP1) / 2016 (SP1) (Client Connectivity) соответственно.

Для использования всех функциональных возможностей подсистемы на рабочей станции должны быть установлены: MS Internet Explorer 11.0, пакет MS Office 2007/ 2010/ 2013 (x86,x64).  

Для использования опции сканирования с возможностью распознавания текста документа и для работы подсистемы «Поточное сканирование» необходимо установить на рабочую станцию программу FineReader 7.0 ScriptingEdition или FineReader Engine 10.0.

К компьютерам, пользователи которых будут обращаться к информации подсистемы только посредством опции «Читальный зал» (клиентская часть системы на таких компьютерах не устанавливается) предъявляются следующие требования:

• Процессор Pentium 4 и выше;

• Оперативная память не менее 1 Гб;

• Жесткий диск не менее 40 Гб;

Программноеобеспечение: Windows 7, Windows 8.1; Windows 10, MS Internet Explorer 11.0, Mozilla Firefox 29, пакет MS Office 2007/ 2010/ 2013 (x86,x64).