Задачей очередного этапа по созданию системы корпоративного электронного документооборота органов внутренних дел Республики Беларусь явилось объединение единой технологией работы центрального аппарата МВД РБ, Главного управления внутренних дел Минского городского исполнительного комитета, областных управлений внутренних дел и Управления внутренних дел на транспорте МВД РБ.
Цели проведения этапа:
- стандартизировать и унифицировать процессы внутриведомственного делопроизводства, а также соблюсти принцип «однократный ввод информации и многократное ее использование»;
- значительно повысить производительность труда делопроизводственного персонала;
- обеспечить надлежащий контроль и повысить качество исполнения управленческих решений;
- сократить сроки прохождения документов по всем соответствующим инстанциям;
- сократить трудовые и временные затраты связанные с копированием и переводом бумажных документов в электронный вид;
- обеспечить своевременное уведомление соответствующих пользователей о различных событиях в области работы с документами.
Работы начались с проведения обследования действующей системы делопроизводства и практики работы с документами на трех базовых объектах: Главное управление внутренних дел Минского городского исполнительного комитета, Управление внутренних дел Минского областного исполнительного комитета, Управление внутренних дел на транспорте МВД РБ.
На этапе обследования проведены следующие мероприятия:
- исследование организационной структуры и основных функций структурных подразделений на основании представленных документов;
- изучение инструкции по делопроизводству организации, соблюдения и выполнения ее требований в текущем делопроизводстве;
- выявление роли и места в учреждении делопроизводственных подразделений, изучение организации их работы, прав и обязанностей отдельных работников, характер загрузки делопроизводственного персонала;
- изучение технологии прохождения документов;
- исследование действующей системы контроля исполнения документов;
- анализ объема документооборота по различным группам документов и подразделениям.
По итогам обследования была разработана система корпоративного управленческого документооборота МВД РБ, которая включает несколько самостоятельных контуров территориально распределенных ОВД с типовой технологией первичной обработки документов в СЭД.
Обучение пользователей проводилось на территории Академии Министерства внутренних дел РБ по заранее составленному графику. Пользователи были объединены в группы согласно выполняемым ими функциональным обязанностям. Для каждой группы пользователей была разработана специальная методика, включающая полный цикл автоматизированной обработки документов.
