ГПО «Минскстрой» и «Электронное ДЕЛО» построили электронный документооборот

Весной текущего года государственное производственное объединение «Минскстрой» приняло решение о полноценном переходе к электронному документообороту.

ГПО «Минскстрой» - это крупнейшая организация в сфере строительства Республики Беларусь, объединяющая несколько десятков различных по профилю предприятий, которые совместно реализовывают самые сложные строительные проекты: от их разработки до ввода объектов в эксплуатацию. Объединение занимается строительством жилья и социально значимых объектов, реконструкцией исторических зданий, возведением объектов культуры, здравоохранения и транспортной инфраструктуры столицы.

Учитывая степень социальной ответственности в деятельности организации, точный учёт документов, системный контроль своевременного исполнения поручений на всех уровнях, оперативная и всесторонняя подготовка документов являются приоритетами при работе с документами в Объединении.

И качественно реализовать эту задачу/решение помогла СЭД «Электронное ДЕЛО». Была автоматизирована работа с документами всех участников документооборота, а их более 100. Для каждого из них были настроены личные кабинеты, где можно видеть исполняемые и контролируемые документы, участвовать в подготовке проектов документов, искать необходимую информацию, а также анализировать как свою личную работу, так и работу своего подразделения.

При этом в системе было настроено разграничение доступа к документам в зависимости от должностных обязанностей. Также в процессе работы пользователей есть возможность использовать инструменты дополнительного ограничения доступа к различным объектам системы, что даёт гибкость и вариативность при работе с документами.

Следует отметить, что в системе реализована работа с различными категориями используемых документов: входящая и исходящая корреспонденция, обращения граждан и юридических лиц, разнообразная внутренняя документация. В принятых технологических процессах работы и настройках системы была учтена специфика каждого вида документа.

Соответственно, были охвачены процессы регистрации документов, их рассмотрения и ознакомления, рассылки исполнителям поручений по документам, контроля их выполнения, списания документов в номенклатурные дела, а также отправки корреспонденции адресатам различными видами доставки.

Важной задачей внедрения была организация работы с проектами документов: создание, согласование, внесение правок и изменений, утверждение. Т.к. автоматизация коснулась каждого сотрудника, то система позволила сэкономить время и сделать удобнее подготовку проектов документов. Теперь сотрудники полноценно участвуют в рабочем процессе создания документов, не отходя от рабочего места.

Необходимым условием автоматизации была возможность приёма и отправки электронных документов по каналам системы межведомственного документооборота Республики Беларусь (СМДО). Данное требование в полной мере реализует интеграционное программное обеспечение «Электронное ДЕЛО – СМДО», позволяя СЭД взаимодействовать с СМДО.

Таким образом, традиционное делопроизводство ГПО «Минскстрой» трансформировалось в электронную полноценную систему управления документами, в рамках которой внедрены различные технологии работы с учётом особенностей документов, а также созданы условия для всестороннего анализа документооборота и деятельности его участников. Внедрение электронного документооборота позволит Объединению повышать эффективность своей работы и оставаться успешным!

Методология внедрения

Ознакомиться с этапами внедрения СЭД/ECM

Эффективность внедрения

Достигнуть максимальной эффективности внедрения СЭД

Акции

Специальная программа для учебных заведений

На условиях спонсорской помощи!

Вместе с нами