В 2015 году одним из крупнейших проектов для компании «Электронное Дело» явилась работа по созданию ведомственных систем электронного документооборота в областных управлениях внутренних дел Республики Беларусь на базе СЭД «Электронное ДЕЛО».

Первый этап автоматизации процессов документооборота органов внутренних дел Республики Беларусь прошел в 2013 – 2014 годах. В ходе проведенных работ были созданы ведомственные СЭД Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Главного управления внутренних дел Минского городского исполнительного комитета и Управления внутренних дел Минского областного исполнительного комитета. Во время второго этапа в 2015 году СЭД созданы во всех областных управлениях внутренних дел страны.

Порядок создания ведомственной СЭД был определен техническим заданием, утвержденным Заказчиком. Для каждого УВД была создана отдельная база данных. Учитывая важность информации, содержащейся в базах данных, взаимодействие между базами было организовано исключительно с использование внутренних защищенных каналов связи. 

СЭД автоматизировала следующие технологические процессы обработки документов в органах внутренних дел: регистрация документов, сканирование бумажных документов, прикрепление их к РК, ввод резолюций, исполнение документов, контроль исполнения, отправка документов, списание документов в дела, поиск документов, распечатка журналов регистрации и регистрационно-контрольных карточек документов, распечатка справок-напоминаний, получение отчетных форм и сведений о документообороте, обмен информацией между Центральным аппаратом МВД, ГУВД Мингорисполкома и областными УВД.

К СЭД подключены работники аппаратов МВД, ГУВД и областных УВД, для каждого пользователя созданы индивидуальные виртуальные кабинеты и заданы личные права доступа к документам. Для работы используются различные клиенты СЭД – подсистема «ДЕЛО-Web» (ее предпочитают руководители и исполнители) и стандартный десктопный клиент (для работников, ответственных за делопроизводство). В рамках внедрения системы ставилась задача о оптимальном расходовании денежных средств. Поэтому были закуплены «конкурентные лицензии» подсистемы «ДЕЛО-Web». Количество данных лицензий ограничивает лишь число одновременных подключений пользователей к системе. Для тех, кто «забывает» выйти из системы, работает принцип отключения после определенного периода бездействия.

Обучение правилам работы в СЭД проведено со всеми пользователями системы. Работники, ответственные за технологическое обслуживание и администрирование СЭД, прошли обучение по специальным программам.

В рамках внедрения СЭД успешно организована интеграция с системой межведомственного документооборота, что позволяет обмениваться документами со всеми государственными организациями, подключенными к СМДО, а также организовать подписание документов электронно-цифровой подписью.

Ключевой особенностью внедрения СЭД в органах внутренних дел является использование опции «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ). Данное программное обеспечение позволяет обмениваться данными между различными базами СЭД «Дело» в автоматическом режиме, тем самым сокращая время и трудозатраты сотрудников, занимающихся ведением делопроизводства.

Чтобы разъяснить все плюсы СЭВ приведем пример из практики:

Работник службы делопроизводства МВД регистрирует исходящее письмо в системе «Дело», сканирует и прикрепляет электронный образ данного документа к регистрационной карточке (далее – РК) документа.

 Далее он непосредственно из системы нажатием нескольких кнопок осуществляет отправку документа в другое УВД (произвести отправку документов либо поручений по СЭВ может и любой руководитель без участия делопроизводителей). Причем у делопроизводителя есть возможность выбора должностного лица, которому необходимо отправить данный документ (т.е. он может направить его любому руководителю (заместителю руководителя) любого УВД).

После этого произойдет автоматическая отправка документа. Документ поступит и будет автоматически (без участия пользователя) зарегистрирован в базе УВД и сразу же попадет в виртуальный кабинет того руководителя, который был выбран при отправке. Этот руководитель может ознакомиться с документом, внести поручение своим подчиненным, после чего документ опять же автоматически попадет к подчиненным в их виртуальные кабинеты.

 По результатам практически любых действий, осуществляемым с документом в базе УВД системой автоматически сформируются доклады, которые сразу же направятся в МВД. Это значит, что МВД может оперативно получать информацию дошел ли документ до получателя, под каким номером он зарегистрирован, какое поручение выдал руководитель и с каким сроком, какой отчет ввел исполнитель, когда документ снят с контроля и т.д. Кроме того, в случае, если на этот документ будет готовиться ответ, то при его отправке он также будет автоматически зарегистрирован уже в базе МВД, причем сразу же будет иметь связку с документом запросом.

На практике это означает, что в любой момент времени руководитель сможет отследить на какой стадии исполнения находится поручение, кто по нему является исполнителем, и при наличии ответа сразу сможет с ним ознакомиться. Кроме того, использование СЭВ позволяет существенно экономить время на отправку, регистрацию и передачу документов руководителю и исполнителям, что является очень актуальным для органов внутренних дел.

Таким образом, внедрение СЭД «Электронное Дело» позволило организовать оперативное документационное взаимодействие подразделений органов внутренних дел на всей территории Республики Беларусь. В дальнейшем имеются возможности гибкого масштабирования системы.