Успешно завершены работы по внедрению СЭД "Электронное ДЕЛО" во всех подразделениях ОО "БелТИЗ"

 
 
Первый успешный опыт по внедрению СЭД "Электронное ДЕЛО" в ОО "БелТИЗ" был получен ещё весной ушедшего года. В центральном аппарате этой масштабной организации была полностью автоматизирована работа канцелярии, включая не только регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, а также все возможные действия с ними (печать внутренних реестров, списание документов в дела и т.д.).
 
После первых недель эксплуатации преимущества использования электронного документооборота стали настолько явными, что руководством организации было принято решение расширить систему и внедрить СЭД "Электронное ДЕЛО" во всех подразделениях ОО "БелТИЗ". Ввиду сильной территориальной разрозненности и отсутствия стабильного подключения к сети, а также уменьшения нагрузки на сервера центрального аппарата, было принято решение провести обследование (в том числе удалённое) и развернуть СЭД в каждом подразделении отдельно, организовав связь между базами данных по электронной почте.
 
Постановка задачи очень непростая, так как ОО "БелТИЗ" это товарищество в составе 17 самостоятельных предприятий в том числе:
- Брестская областная организация;
- Витебская областная организация;
- Гомельская областная организация;
- Гродненская областная организация;
- Минская областная организация;
- Могилевская областная организация;
- ЧУП «Вертекс-Брест»;
- ЧУП «Контакт-Бобруйск»;
- ЧУП «Светоприбор»;
- ЧУП «Светотехника»;
- ЧУП «Тифлос»;
- ЧУП «Элект»;
- ЧУП «ЭлКис»;
- ЧУП «Энва»;
- ЧУП «Эфатон»;
- ЧУП «Ямполь-Слуцк».
 
Так как с целью удешевления проекта, по договоренности с руководством головной компании ОО "БелТИЗ", внедрение производилось без выезда к заказчикам.
 
Специалисты компании "Электронное ДЕЛО" применили уникальную технологию обследования и настройки системы по принципу удаленного анкетирования объектов.
 
Для отражения специфики документооборота каждого предприятия и унификации обмена документами были разработаны и получены от заказчиков специальные анкеты с комплектом документов.
 
На основании данных, полученных в анкетах, технологи системы "Электронное ДЕЛО" произвели настройку системы под условия документооборота каждого отдельного предприятия, включив в комплект поставки инструкции пользователя и системного администратора.
 
После настройки проведено тестирования всех баз данных на оборудовании ООО "Электронное ДЕЛО".
 
Следующим этапом внедрения системы являлось обучение пользователей и системных администраторов.
 
Поскольку количество пользователей оказалось достаточно большим, обучение проводилось группами на базе учебного компьютерного класса, предоставленного ОО "БелТИЗ". В первую очередь были обучены системные администраторы. Потом на протяжении 2-х дней проводилось обучение основных пользователей системы.
 
Следует отметить, что сразу после обучения, сотрудники начали осваивать систему на своих рабочих местах. Отдел технической поддержки оказывал помощь пользователям по "горячей линии".
 
С начала года большая часть объединенияполучила возможность перейти к ведению электронного документооборота. За этим, безусловно большим, достижением кроется огромная работа как со стороны исполнителя, так и усилия со стороны заказчика и долгие поиски наилучших решений.
 
В результате такая сложная структура как ОО "БелТИЗ" получила все преимущества ведения электронного документооборота во всех своих подразделениях.
Унификация учета и контроля за исполнением документов, а также интеграция с электронной почтой позволят ОО "БелТИЗ" экономить средства на обращение бумажных документов, а также повысят качество принимаемых управленческих решений.
 
Следует также отметить, что ООО "Электронное ДЕЛО" разработку и внедрение СЭД для ОО"БелТИЗ" обеспечило на льготных условиях.