effАвтоматизация документооборота является важным и необходимым шагом для успешного развития любой организации, особенно территориально-распределенной. 

Преимущества управления документами в электронном виде становятся заметны уже на первых этапах внедрения, на которых автоматизируются рабочие места сотрудников канцелярии, начальников подразделений и/или специалистов ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях. 

Значительно сокращаются материальные и временные затраты:
• на копирование и печать документов; 
• на доставку информации в подразделения (филиалы, участникам холдинга); 
• на ресурсы (расходные материалы копировально-множительного оборудования, бумагу и т.п.); 
• на хранение информации в бумажном виде; 
• на согласование документов (документы могут двигаться в системе электронного документооборота по заранее заданному маршруту, ведется версионность проектов документов: вся информация по согласованию документа хранится в системе без возможности модификации, что существенно сокращает сроки согласования документов и, как следствие, ускоряется и совершенствуется процесс принятия важных управленческих решений; 
• на поиск документов: появляется возможность не вставая со своего рабочего места найти любой необходимый документ (возможен в т.ч. полнотекстовый поиск); 
• уменьшается объем рутинной работы и повышается эффективность труда сотрудников любого звена; 
• у каждого сотрудника появляется виртуальный «рабочий стол», в который поступают задачи по рассмотрению документов, поручения для контроля и исполнения, документы на визирование, подписание и ознакомление; 
• появляется строгое, но рациональное ограничение доступа сотрудников к документам и поручениям, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией; 
• всех рабочие процессы взаимодействия между руководством и исполнителями переходят на качественно новый уровень (появляется возможность в режиме реального времени отслеживать исполнение поручений). 

Использую систему электронного документооборота (СЭД) специалист может работать со своими документами на любом рабочем месте, войдя в систему под своим паролем. При необходимости, как руководители, так и рядовые исполнители могут работать с документами СЭД на своих мобильных устройствах: Apple, Android, Windows. 
Кроме этого, находясь вне офиса (в дороге, командировке, дома) руководители могут давать своим подчиненным инициативные поручения (в т.ч. с аудиокомментариями), которые автоматически поступаю для обработки в СЭД. 
Таким образом достигается непрерывность процесса управления компанией вне зависимости от места нахождения руководителя или специалиста. 

Главный результат автоматизации делопроизводства и документооборота - повышение эффективности работы организации в целом, за счет существенной оптимизации бизнес–процессов и сокращение сроков принятия управленческих решений. 

После внедрения СЭД руководство получает эффективный инструмент управления, необходимый для конкурентного развития компании в современных условиях.