Эффективность внедрения

effАвтоматизация документооборота является важным и необходимым шагом для успешного развития любой организации, особенно территориально-распределенной.

Преимущества управления документами в электронном виде становятся заметны уже на первых этапах внедрения, на которых автоматизируются рабочие места сотрудников канцелярии, начальников подразделений и/или специалистов ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.

Значительно сокращаются материальные и временные затраты:

• на копирование и печать документов;
• на доставку информации в подразделения (филиалы, участникам холдинга);
• на ресурсы (расходные материалы копировально-множительного оборудования, бумагу и т.п.);
• на хранение информации в бумажном виде;
• на согласование документов (документы могут двигаться в системе электронного документооборота по заранее заданному маршруту, ведется версионность проектов документов: вся информация по согласованию документа хранится в системе без возможности модификации, что существенно сокращает сроки согласования документов и, как следствие, ускоряется и совершенствуется процесс принятия важных управленческих решений;
• на поиск документов: появляется возможность не вставая со своего рабочего места найти любой необходимый документ (возможен в т.ч. полнотекстовый поиск);
• уменьшается объем рутинной работы и повышается эффективность труда сотрудников любого звена;
• у каждого сотрудника появляется виртуальный «рабочий стол», в который поступают задачи по рассмотрению документов, поручения для контроля и исполнения, документы на визирование, подписание и ознакомление;
• появляется строгое, но рациональное ограничение доступа сотрудников к документам и поручениям, что обеспечивает удобство и безопасность работы с конфиденциальной информацией;
• всех рабочие процессы взаимодействия между руководством и исполнителями переходят на качественно новый уровень (появляется возможность в режиме реального времени отслеживать исполнение поручений).

Используя систему электронного документооборота (СЭД) специалист может работать со своими документами на любом рабочем месте, войдя в систему под своим паролем. При необходимости, как руководители, так и рядовые исполнители могут работать с документами СЭД на своих мобильных устройствах: Apple, Android, Windows.

Кроме этого, находясь вне офиса (в дороге, командировке, дома) руководители могут давать своим подчиненным инициативные поручения (в т.ч. с аудиокомментариями), которые автоматически поступают для обработки в СЭД.

Таким образом достигается непрерывность процесса управления компанией вне зависимости от места нахождения руководителя или специалиста.

Главный результат автоматизации делопроизводства и документооборота - повышение эффективности работы организации в целом, за счет существенной оптимизации бизнес–процессов и сокращение сроков принятия управленческих решений.

После внедрения СЭД руководство получает эффективный инструмент управления, необходимый для конкурентного развития компании в современных условиях.

Методология внедрения

Ознакомиться с этапами внедрения СЭД/ECM

Эффективность внедрения

Достигнуть максимальной эффективности внедрения СЭД

Акции

Специальная программа для учебных заведений

На условиях спонсорской помощи!

Вместе с нами