Хранение электронных документов
Система предоставляет гибкие возможности для настройки структуры хранения путем создания хранилищ документов, поручений и задач в соответствии с внутренней структурой организации. Проекты и утвержденные версии документов создаются и обрабатываются в разных хранилищах, что обеспечивает удобство управления ими.
 Каждое хранилище поддерживает неограниченную вложенность папок, гибко настраиваемые механизмы сортировки, фильтрации и группировки данных для удобного представления информации.
  Система позволяет создавать карточки документов, поручений, задач и иных видов контента, обеспечивать хранение файлов любого формата, прикрепление файлов к карточкам, проставление ссылок на различные элементы.
   Кроме того, предусмотрена возможность настройки шаблонов карточек и произвольного набора их атрибутов.
 Для документов и проектов документов реализованы специальные возможности для работы с дополнительными множественными атрибутами: прикрепленными файлами, поручениями, ссылками на другие документы, журналами передачи и согласования, перечнем адресатов и сопроводительных документов и др.
 
1
 
Исчерпывающие сведения о документах: метаданные, файлы, ссылки, форум
 
 
Ведение справочников
 В системе обеспечивается централизованное ведение нормативно-справочной информации, необходимой для организации документооборота. Это позволяет определять значения атрибутов документов и поручений с использованием справочников.
 Поддерживается создание любых линейных и иерархических справочников, специальные инструменты для заполнения полей при помощи справочника, а также режим работы со «связанными справочниками».
 
7
 
Регистрация документов
 Автоматизация процесса регистрации документа путем создания карточек документов с автоматическим присвоением регистрационного номера в соответствии с настраиваемым шаблоном. Шаблон номера настраивается в пределах группы документов путем задания алгоритма номерообразования.
 Система поддерживает функцию автоматической регистрации документов, создаваемых на основе проектов, включая возможность автоматического удаления карточек проектов.
 
Перевод документов из бумажной формы в электронную (опционально)
 Система позволяет осуществлять сканирование и распознавание документов как с помощью персонального, так и с помощью поточного сканера. Файлы, полученные в результате процедуры сканирования (электронные образы и/или распознанный текст), автоматически прикрепляются к карточке документа в системе.
 Система рассчитана на работу с промышленными поточными сканерами и позволяет гибко настраивать и применять различные профили сканирования (т.е. управлять порядком обработки документов, в т.ч. форматом получаемых результатов).
 Технология поточного сканирования основана на присвоении документу уникального штрих-кода. Поддерживается поиск по штрих-коду: как по цифровому значению, так и по изображению – с помощью ручного сканера.
 
Организация движения документов
 Система позволяет осуществлять пересылку документа между должностными лицами в масштабах организации с автоматическим фиксированием факта пересылки в его карточке. Рассылка документа осуществляется посредством создания ссылок на него на рабочих местах пользователей. Таким образом, обмен информацией происходит без ее физического копирования.
 Кроме того, предусмотрена возможность отслеживания передачи и текущего местонахождения бумажного оригинала.
 
Совместная подготовка документов (от разработки до регистрации)
 Система содержит готовые инструменты для автоматизации процессов совместной работы с документами «под ключ» – от момента создания проекта до регистрации утвержденного документа.
 Такая возможность обеспечивается настройкой необходимого количества рабочих процессов (workflow), обеспечивающих автоматизацию процессов подготовки, рецензирования, сбора подписей, согласования и утверждения документов.
 Cистема содержит базовые шаблоны процессов, на основе которых можно легко и быстро создавать конкретные варианты процессов для обработки различных типов документов. Набор стандартных процессов совместной работы включен в систему по умолчанию.
 Каждый процесс позволяет направить документ по сложному маршруту, который включает неограниченное число этапов. Поддерживается последовательная, параллельная или сложная маршрутизация.
 Пользователь, которому направлен документ, получает на свое персональное рабочее место соответствующую задачу, а также оповещение по электронной почте. Исполняя данную задачу, он может ознакомиться с текстом, внести комментарии, ввести визы согласования или утвердить документ, при необходимости, сопроводив эти действия подписанием ЭЦП. Введенные пользователем визы и подписи автоматически фиксируются системой в журнале согласования карточки документа.
 
6
 
  Инициатор процесса может на своем рабочем месте в режиме реального времени отслеживать изменение статуса документа, направленного им другим пользователям для совместной работы.
 В процессе совместной работы могут использоваться такие возможности, как запрет одновременного редактирования разными пользователями, функции извлечения и возврата, а также автоматический контроль версий.
 Версионность поддерживается как для файлов, так и для карточек документов. Создание новой версии происходит автоматически при каждом изменении объекта. В любой момент времени существует возможность возврата к любой из сохраненных версий.
  Для обсуждения или ввода комментариев может использоваться форум, встроенный непосредственно в карточку документа.
 
2
Настраиваемые инструменты WorkFlow
 
Контроль исполнения документов и поручений
 В системе реализована гибкая технология контроля исполнения документов и поручений. Поддерживается создание как самостоятельных поручений, так и выданных по документу.
 На основе поручения для каждого исполнителя автоматически формируются и рассылаются на рабочее место персональные задачи. При назначении и любом последующем изменении поручения все связанные с ним пользователи получают соответствующие оповещения по электронной почте.
 Ход работы исполнителей отслеживается контролером в режиме реального времени. Контроль может осуществляться как за исполнением поручения в целом, так и за работой каждого исполнителя персонально (текущее состояние, наличие отчетов и т.д.).
 Для визуального отслеживания хода исполнения используются диаграммы Ганта, отображающие текущее состояние каждого поручения.
3
Многоуровневый контроль исполнения
 
Отчеты по документообороту и исполнению поручений
 Система включает средства для автоматического формирования статистических отчетов по различным срезам (по объему документооборота, по исполнительской дисциплине и др.). Пользователь может задавать требуемые критерии отбора данных.
 По каждому сводному показателю отчета доступна возможность детализации – просмотра всех составляющих его элементов и переход к соответствующим объектам (документам, задачам) внутри системы.
 Все отчеты формируются в виде файлов формата MS Excel, что позволяет использовать широкие возможности для анализа данных средствами MS Office: работа со сводными таблицами, построение диаграмм и графиков, цветовое выделение, отображение значков и индикаторов и т.п. Подготовленные средствами системы отчеты могут быть опубликованы на портале SharePoint для ознакомления сотрудников.
 
screen4
Отчеты, графики, KPI
Поиск информации
 Платформа Microsoft SharePoint предоставляет развитые возможности для осуществления поиска информации в масштабах организации: индексирование хранилищ данных SharePoint, внешних систем и других интранет/интернет-ресурсов, управление областями поиска, поддержка иностранных языков и др. Поддерживается как поиск по атрибутам карточек, так и по тексту прикрепленных файлов.
 
Разграничение прав доступа
 Система обеспечивает развитые средства для управления доступом к данным на различных уровнях – от веб-узла SharePoint до отдельной карточки или файла.
Реализованы политики безопасности, обеспечивающие автоматическое присвоение разрешений по отношению к объектам системы:
 

 - документы

разграничение прав по группам документов;

 - проекты документов,

 - поручения и задачи

разграничение прав по «фигурантам» (пользователям, указанным в карточке – авторы, исполнители, визирующие и подписывающие лица и т.п.).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) и шифрование (опционально)
 Система поддерживает технологии применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования данных, что позволяет использовать ее для реализации юридически значимого электронного документооборота.
 Для придания своим действиям юридической значимости должностные лица организации могут подписывать ЭЦП документы и поручения в ходе процедур ознакомления, рассмотрения, согласования и утверждения, а также при отправке документов по электронной почте.
 При выполнении проверки ЭЦП система предоставляет пользователю сведения обо всех подписях: тип, текущий статус (действительна/недействительна) и другую необходимую информацию.
 Информация конфиденциальных документов, вводимых в систему или отправляемых по электронной почте, может дополнительно защищаться путем шифрования.
 
5
Электронная цифровая подпись
 
Персональное рабочее место пользователя
 Каждому пользователю система предоставляет удобное и гибко настраиваемое персональное рабочее место – личный веб-узел для хранения персональной информации.
На личный узел направляются все ссылки на документы и поручения, пересылаемые или назначаемые данному пользователю. Таким образом, каждый сотрудник имеет доступ ко всей необходимой информации из единого интерфейса своего личного узла.
 Пользователь может самостоятельно осуществлять настройку личного узла в соответствии с персональными пожеланиями или конкретными задачами (управление внешним видом узла, добавление или удаление библиотек документов и списков SharePoint, создание представлений для быстрого доступа к часто используемым данным и др.).
 
4
Рабочее место сотрудника
 
 
Новое в версии 3.3
Одно из наиболее важных нововведений - поддержка платформы SharePoint Foundation, бесплатного приложения к Windows Server 2008 и Windows Server 2008 R2. С помощью решения компании «ЭОС» на этой платформе можно организовать электронный документооборот в небольшой организации, а также использовать при реализации пилотных и обучающих проектов.
 Отметим также поддержку в новой версии подсистемы «АРМ руководителя» и "Портфель руководителя", которая дает возможность работать с EOS for SharePoint 2010 удаленно с помощью компьютера или планшета.
 
Полный перечень функциональных изменений:
1. Поручения:
-Иерархия поручений (дерево)
-Автозагрузка поручений из таблицы Excel
-Журнал исполнения (ведение истории изменения поручений и задач)
-Поддержка механизма переноса срока на основании документа.
 
2. Связки:
-Автоматическое проставление ссылок из поручений на проекты документов, создаваемые «в исполнение».
-Автоматическое исполнение поручений (задач) после утверждения связанного проекта.
  
3. Внутренняя и внешняя пересылка:
-Поддержка групп рассылки для пересылки внутри организации
-Автоматическая запись адресатов в журнал и обновление статусов отправки
  
4. Сквозной ДО:
-Отслеживание перемещения документа между самостоятельными структурными подразделениями организации (филиалами, министерствами и пр.)
-Запись отметок о прохождении документа в журнал
-Формирование выборки документов, полученных от других подразделений
-Выдача доступа на документ ответственным сотрудникам от сам. подразделения
  
5. ЭЦП для поручений:
-Подписание поручений ЭЦП (в том числе обязательное)
  
6. Утилита автонастройки:
-Создание личных сайтов по настраиваемому шаблону
-Пересоздание личных сайтов с сохранением содержимого
-Пересоздание личных сайтов с сохранением содержимого (задачи, файлы)
-Загрузка файлов из папок Windows вместе с полями в Excel
  
7. Настройки системы:
-Копирование настроек от одной группы документов другим
-Настраиваемый формат отображения данных о сотрудниках (например, поддержка имен с инициалами, должностей и т.п.)
-Объединение дубликатов организаций и контактов